- Uitleg
- |
- Informatiemanagement
- |
- po
- vo
Hoe informatiemanagement helpt bij inzicht in processen
Veel scholen in het po en vo hebben baat bij beter inzicht in de manier waarop processen binnen hun school zijn opgebouwd en welke activiteiten hierbij horen. Dat geldt ook voor de applicaties die worden gebruikt om de uitvoering van processen en activiteiten te ondersteunen. Daarnaast is het belangrijk om regelmatig, actief te toetsen om te zien of je nog steeds voldoet aan geldende wet- en regelgeving, kwaliteitscriteria en toets- en examenregels. Daarom wordt de FORA nu verrijkt met procesmodellen. In dit artikel lees je hoe dit je kan helpen bij het krijgen van inzicht in taak- en organisatieoverstijgende processen.
Door Okko Huising
In het artikel ‘De toegevoegde waarde van architectuur voor informatiemanagement‘ gaven we aan dat de FORA (Funderend Onderwijs Referentie Architectuur) helpt bij het organiseren van informatie in de school. De FORA is een model dat is ontworpen om de complexiteit van informatie-uitwisseling en -integratie in het funderend onderwijs te vereenvoudigen. Het biedt een gemeenschappelijke taal en set van principes die onderwijsinstellingen kunnen gebruiken om hun informatiemanagementprocessen te stroomlijnen en te verbeteren.
Inzicht in taakoverstijgende processen
Binnen de FORA kenden we al de bedrijfsfunctiemodellen. Deze richten zich op de functies en activiteiten binnen een organisatie. Nu zijn aan de FORA ook procesmodellen toegevoegd. Deze procesmodellen geven inzicht in taakoverstijgende en soms ook organisatieoverstijgende processen. Daar gaan we zo op in. Maar eerst een stukje achtergrond.
Wat is precies een proces?
Een proces is een geheel van met elkaar samenhangende activiteiten, waarbij een bepaalde input wordt getransformeerd in output waardoor er een bepaalde toegevoegde waarde (resultaat) ontstaat.
De FORA met alle referentiemodellen is veelomvattend en kan wellicht overweldigend zijn. Voor mensen die op een school hun werk doen – van bestuurder en schoolleider tot leraar – is het zelfs vaak onherkenbaar. Bovendien zijn processen niet altijd even duidelijk doordat ze door het gehele FORA-model heengaan. Denk aan het proces van aanmelden en inschrijven van leerlingen. Dit valt binnen de FORA onder het bedrijfsfunctiedomein ‘Onderwijsondersteuning’. Maar om dit proces goed te kunnen doorlopen, is op een zeker moment een bestuurlijke toelatingsbeslissing nodig. Die valt dan weer onder het bedrijfsfunctiedomein ‘Bevoegd gezag’.
Om deze bewustwording en inzichten te realiseren, voegen we procesmodellen toe aan de FORA. Hiermee leveren we concreet de bijdrage aan het organiseren van informatie. Want iedere stap in een proces vraagt om informatie, verwerkt en/of wijzigt informatie, en levert informatie aan de volgende stap of het volgende proces. En dat alles om regie op ict, als ondersteunend middel voor de activiteiten, adequaat invulling te geven.
Definitie procesmodel
Een procesmodel is een abstracte weergave van een proces, waarbij alle stappen en activiteiten worden beschreven die nodig zijn om een specifiek doel te bereiken. Het biedt een gestructureerd raamwerk om het verloop en de interacties van verschillende activiteiten binnen een proces te begrijpen. En het beschrijft de betrokken actoren (rollen) of entiteiten (organisaties) in het proces. Een procesmodel wordt gebruikt om bewustwording en inzicht te creëren. En van daaruit regie te kunnen nemen.
Eerder gaf de FORA al een inzicht in wat er in de school moet gebeuren. Door de toevoeging van procesmodellen weet je nu ook hoe dat moet gebeuren.
Voorbeeld proces leerlingregistratie in LAS
Leerkracht Lisa staat voor de klas in groep 8 en het nieuwe schooljaar staat op het punt te beginnen. Ze opent het LAS op haar computer om haar leerlingen te registreren. Tim is een leerling die al is aangemeld voor de school. Ze markeert Tim’s status als “aangemeld” in het systeem. Een paar dagen later ontvangt Lisa de bevestiging van DUO dat Tim is toegelaten tot de school. Ze opent opnieuw het LAS en zoekt Tim’s naam. Ze wijzigt zijn status naar “toegelaten”.
Vervolgens krijgt Lisa een melding van de schooladministratie dat ze de inschrijving van Tim moet voltooien, omdat de status “ingeschreven” gekoppeld is aan het opvoeren van de leerling voor bekostiging bij DUO. Ze navigeert naar het LAS en zoekt opnieuw Tim’s naam. Ze vult de vereiste gegevens in, zoals zijn adres en geboortedatum. Nadat ze alle informatie heeft ingevoerd, wijzigt ze de status van Tim naar “ingeschreven” en slaat de gegevens op. Het LAS stuurt automatisch een melding naar DUO om Tims inschrijving te bevestigen en hem op te voeren voor bekostiging. Op die manier wordt de gegevensuitwisseling tussen de school en DUO afgerond, en is Tim officieel ingeschreven als leerling van de school. Door de bekostiging van de school goed te regelen kan de school nu en in de toekomst onderwijs geven en krijgt Lisa ook nog haar salaris betaald.
Inzicht in rollen en taken
Door het denken en werken in processen kunnen we bepaalde activiteiten in termen van verantwoordelijkheden en bevoegdheden toewijzen aan personen. Daardoor weet iemand met een bepaalde rol in de school welke taken er bij zijn rol horen. Het houdt echter niet op bij verantwoordelijkheid voor een activiteit in een proces of het gehele proces. Ook wordt inzichtelijk welke andere rollen helpen om een activiteit/proces uit te voeren, welke rollen kennis hebben die relevant is voor een activiteit/proces, en welke andere rollen geïnformeerd moeten worden.
We spreken hier specifiek over rollen, want dat is aan te reiken vanuit de FORA en geldt voor alle scholen binnen het funderend onderwijs. Maar natuurlijk is het zo dat in de school zelf keuzes gemaakt worden om bepaalde rollen in functies (zoals bijvoorbeeld leraren) te vatten.
Hoofdproces en detailprocesmodellen voor een compleet beeld
Dat verklaart ook meteen waarom de FORA beschikt over een hoofdmodel van een proces en de daarbij behorende detailweergaven. De combinatie van het hoofdmodel en de detailprocesmodellen zorgt voor een compleet beeld van de processen en gerelateerde processen, wetgeving, rollen/actoren en informatieobjecten. Het niveau van werkinstructies is schoolspecifiek en kan dus alleen worden toegevoegd door hier op de school invulling aan te geven.
Het hoofdmodel met de bijbehorende detailweergaven.
Ter illustratie kun je hier het proces hoofdmodel Aanmelding en Inschrijving bekijken. Onderaan zie je de detailmodellen.
Tool: Inzicht in ict-voorwaarden
Het thema registratie van leerlinggegevens in de tool Inzicht in ict-voorwaardengaat over het proces van aanmelding, toelating, plaatsing en inschrijving van nieuwe leerlingen. Ook omvat dit thema het beheer en de overdracht van het leerlingdossier. Bekijk per processtap hoe je de registratie van leerlinggegevens veilig en betrouwbaar inricht.
Naar de tool Inzicht in ict-voorwaardenLees verder over processen
Lees verder over informatiemanagement op school
Netwerk Informatiemanagement po/vo
Het Netwerk Informatiemanagement po/vo is een netwerk voor ict-verantwoordelijken in het primair en voortgezet onderwijs. In het netwerk deel je kennis en ervaring met collega’s van andere scholen en werk je aan je eigen professionalisering.
Meld je aan voor het Netwerk Informatiemanagement