Vijf ervaringen uit de praktijk van informatiemanagement

Voorbeeld starten met informatiemanagement in een nieuwe schoolorganisatie

We zijn in 2020 gaan bouwen aan één centrale it-voorziening, een centrale it-organisatie en een informatiemanagementorganisatie. Om dat laatste beter te kunnen uitleggen, hebben we een huisjes-model gemaakt. Dat model hebben we ook gebruikt om daadwerkelijk te gaan bouwen aan verschillende onderdelen. We zijn met onze scholen gaan praten, bijvoorbeeld over de inrichting van systemen en we hebben processen en onze applicaties in kaart gebracht. Dit hebben we vervolgens verbonden aan informatiebeveiliging en privacy (IBP.) Door bijvoorbeeld onze verwerkersovereenkomst te verbinden aan applicaties met een BIV-classificatie, waarbij (persoons)gegevens zijn ingedeeld op basis van beschikbaarheid, integriteit en vertrouwelijkheid zijn. Zo hebben we overzicht over onze IBP-verantwoordelijkheid. 

We zien binnen onze scholengroep veel initiatieven tot verandering. Die initiatieven hebben we in een overzicht gezet, om daar vervolgens met elkaar een projectstructuur in aan te brengen (projectportfolio). Dat is nog best een uitdaging. Omdat er zoveel veranderingen zijn, en collega’s nog niet gewend zijn aan veranderkaarten of businesscases, ondersteunen wij hen daarbij en stellen we vragen om het beoogde resultaat steeds scherper te krijgen. Door vooraf te bedenken wie je wilt betrekken en wat je (digitaal) nodig hebt, zie je nu dat mensen ons gaan vinden. Daarnaast besteden we veel aandacht aan de juiste (management)informatie op de juiste plaats, voor de juiste personen. Daar zijn de bestuurders heel blij mee, maar ook scholen.  

Voorbeeld digitale vaardigheden

We hebben een school waar de leerkrachten aan het begin van elke les de aanwezigheid van hun leerlingen nog steeds op papier noteren. Dat brengen ze dan elke dag naar de receptie waar ze het invoeren in Magister. Dat kan efficiënter! Digitale vaardigheden moeten wat mij betreft in de gesprekscyclus komen.

Voorbeeld procesinrichting en metadatering

Bij Stichting Simon heeft de bestuurssecretaris een proceshandboek, waarin processen zoals indienstmeldingen en zorgmeldingen zijn vastgelegd. Het gaat niet zozeer om rollen, als wel om processen. Die processen hebben we dus wel redelijk in beeld. Wat we nog niet zo goed in beeld hebben, is het goed metadateren van die data. Een zorgdossier, bijvoorbeeld, wordt getypt in Word en opgeslagen in het persoonlijke mapje van de medewerker die het maakt. Vervolgens wordt dat document geüpload in Parnassys, en de ib’er downloadt het weer op de eigen pc, mailt het naar zichzelf om het dan via de beveiligde mailomgeving Zivver weer naar de volgende te mailen. Die processen in beeld brengen, maar ook het metadateren van die data, zodat je weet hoeveel versies van dat bestand er zijn en dat die dan ook na 5 jaar vernietigd worden: dat is de grootste stap die we nu moeten gaan zetten met elkaar. 

Voorbeeld uitbesteding ict-dienstverlening

Bij de aanbesteding van de totale ict-dienstverlening merkten we dat wat we aan systemen aan elkaar hadden geknoopt, totaal niet aanbesteedbaar was. Het was en is totaal ondoorzichtig en alles was in de handen van externe leveranciers die zelf ook niet meer in de gaten hadden hoe alles in elkaar zat. 

We moesten dus eerst zelf ons huiswerk heel goed doen om inzicht te krijgen in welke informatie er was en in welke systemen die zat. Want we wilden ook waar mogelijk centraliseren en niet langer allerlei verschillende oplossingen hanteren. We hadden Socials Schools, we hadden Parro en iedereen mocht op elk moment elke keuze maken voor een platform zonder te overleggen. Er was vanuit het bestuur geen goede governance ingericht op het gebied van ict en informatiemanagement. Het is heel erg afhankelijk van het type bestuur, het type Raad van Toezicht ook en het type directie of je wel of niet kans maakt op een redelijk georganiseerde situatie.

Deze risico’s zijn op een gegeven moment wel onderkend bij VierTaal. En ook het besef dat het niet zo mag zijn dat de ene leerling meer recht heeft op een goede informatievoorziening dan de andere die toevallig op een andere school zit. Dat is nu voor iedereen op dezelfde goede manier geregeld. 

Voorbeeld fusie tussen scholen

In 2022 fuseerde het Clusius College met ROC Kop van Noord-Holland om verder te gaan onder de naam Vonk. “In mijn optiek moet de vormgeving van informatiemanagement bij een organisatie situatie-afhankelijk zijn. Een fusie heeft dusdanig veel impact op een organisatie, dat we het belangrijk vonden om opnieuw vast te stellen hoe informatiemanagement maximaal waarde kan toevoegen. Dit deden we in gesprek met verschillende disciplines. Hoe gaat dit in zijn werk? 

Eerst zijn we tot een gezamenlijke definitie van informatiemanagement gekomen. Vervolgens hebben we de ‘rollen van de informatiemanager’ van Maes gerangschikt op prioriteit en urgentie. Interessant is dat er een duidelijk verschil tussen de korte en lange termijn naar voren kwam: op dit moment ligt het zwaartepunt op de rol ‘projectmanager’. Logisch, gezien de vele veranderingen die de fusie met zich meebrengt, zoals een AFAS-harmonisatie en een nieuw leerlingadministratiesysteem. Voor de toekomst denken we echter dat informatiemanagement meer van waarde kan zijn voor Vonk als we onze aandacht verplaatsen naar een informatiestrategie en organisatiearchitectuur.