Informatiemanagement op school en referentiearchitectuur

Architectuur in een organisatie gaat over het vertalen van doelstellingen naar de inrichting van de organisatie, processen en informatievoorziening. Het beschrijft de belangrijkste keuzes die moeten worden gemaakt en beschrijft deze in de vorm van (architectuur)principes, richtlijnen en modellen. Kortom, het beschrijft vooral het ‘wat’ in de school. De FORA is een referentiearchitectuur die scholen inzicht geeft in processen en activiteiten en aan welke spelregels deze moeten voldoen. De FORA bevat voornamelijk verplichte processen en activiteiten.

Mapjes die naar elkaar verwijzen als ware het een proces — © ISTOCK

Delen van dezelfde werkelijkheid

Wil je met het organiseren van informatie in je school aan de slag, dan is een gemeenschappelijke taal een groot voordeel. Een gemeenschappelijke taal helpt om binnen instellingen processen en systemen beter op elkaar af te stemmen en bevordert de afstemming tussen de verantwoordelijken voor het onderwijs, de bedrijfsvoering en ict. In artikelen over informatiemanagement verwijzen we vaak naar de FORA. Dat is namelijk een taal die uitwisselbaar is. Een belangrijk element daarbij is dat je het wiel niet opnieuw hoeft uit te vinden. Daarnaast gaat het om het kunnen delen van eenzelfde “werkelijkheid”.

Regie op ict

Een gemeenschappelijke taal maakt het mogelijk om te analyseren welke informatie er nodig is (informatiebehoefte) om bepaalde activiteiten te kunnen uitvoeren. En daarmee biedt het de mogelijkheid om passende informatievoorziening te realiseren, wat praktisch gesproken de mogelijkheid biedt om regie op ict in te vullen. Denk aan het inzetten van de juiste middelen: van netwerk en devices tot aan applicaties. Hiervoor is in gezamenlijkheid (van, voor en door de scholen) de FORA ontwikkeld.

De FORA is een referentiearchitectuur voor het po, vo en so, met daarin:

sturende functies
uitvoerende functies
ondersteunende functies

Aan de slag met FORA

Dit betekent zeker niet dat iedereen in de school met de FORA aan de slag moet! De FORA is vooral bedoeld voor jou als informatiemanager. Met alles wat je in de FORA krijgt aangereikt, kun je je collega’s helpen:

informatie georganiseerd te krijgen
het belang daarvan te duiden
er in goede samenwerking uitvoering aan geven

De bedrijfsdomeinen zijn verder uitgewerkt in hoofdfuncties, en om het concreter te maken in de volgende modellen:

bedrijfsfuncties
referentiecomponenten en applicatiefuncties
informatieobjecten

Naar de FORA-modellen

Hier staan van boven naar beneden alle zogenaamde referentiemodellen die voor alle scholen in het po en vo relevant zijn.

Bedrijfsfunctiemodel

In het Bedrijfsfunctiemodel met Referentiecomponenten zijn verwijzingen naar systemen toegevoegd. Zo is inzichtelijk gemaakt welke activiteiten met welke systeem kunnen worden ondersteund. Het gaat hierbij overigens niet om systemen als Google, Microsoft, ParnasSys of It’s Learning, want hierover wordt per bestuur/school een keuze gemaakt. Dat wat die systemen behoren te doen en welke bedrijfsfuncties ze ondersteunen is generiek.

Informatiemodel

Het onderste referentiemodel is het informatiemodel. De bedrijfsfuncties in dit model kennen informatieobjecten die de bedrijfsfuncties ondersteunen of die een informatieobject als resultaat hebben. Dit is nodig om te weten welke informatie nodig is (informatiebehoefte) om de functies van de school uit te kunnen oefenen. De volgende stap is dan om de informatiebehoefte (zie referentiecomponenten) in te vullen en daarop te laten aansluiten (informatievoorziening). Zo kan uiteindelijke de juiste software (inclusief leermiddelen), hardware en netwerk worden aangeschaft en gebruikt, die ook daadwerkelijk bijdragen aan wat er moet worden gedaan en met welk doel. Zie ook het artikel: Informatiemanagement op school – wat is het en waarom is het belangrijk?