• Uitleg
• |
• Informatiemanagement
• |
• po
• vo

Architectuur geeft grip op processen, informatie en applicaties

Een architectuur is een hulpmiddel om in kaart te brengen hoe bedrijfsprocessen worden ondersteund door applicaties en welke informatie daarin wordt verwerkt. Dat doe je in de vorm van modellen die dit schematisch weergeven. Omdat scholen in het primair en voortgezet onderwijs erg op elkaar lijken, is er een voorbeeldmodel voor het onderwijs ontwikkeld: de Funderend Onderwijs Referentie Architectuur (FORA).

Door Bas Kruiswijk, Sonja Steiger

Bijgewerkt op 13 april 2026

7 minuten lezen

Wat is architectuur?

Architectuur is een abstract begrip. Het laat zich daarom het beste uitleggen aan de hand van een aantal voorbeelden:

• Voorbeeld 1 | Een nieuwe applicatie. Stel je school wil de begeleiding van leerlingen verbeteren en heeft een applicatie op het oog die daar heel goed voor kan worden ingezet. De vraag is alleen wat dit betekent voor de huidige informatievoorziening en hoe je die nieuwe applicatie zo kunt ingezetten dat het proces soepel blijft verlopen en er geen dubbele gegevens worden geregistreerd. Heb je je architectuur schematisch in kaart gebracht? Dan kun je zichtbaar maken waar deze nieuwe applicatie past in het gehele applicatielandschap. Je kunt bijvoorbeeld zien welke bedrijfsprocessen met de nieuwe applicatie ondersteund gaan worden en of daar nu andere applicaties worden gebruikt. Dit geeft ook inzicht in de gevolgen van de aanpassing. Blijf je die andere applicaties gebruiken of niet? Moeten er gegevens worden uitgewisseld tussen de bestaande en de nieuwe applicatie? Zo krijg je een goed beeld van wat je moet doen om de applicatie in te passen in de organisatie.
• Voorbeeld 2 | Bescherming van privacy. Veel scholen maken zich zorgen om de privacy van hun leerlingen. Bovendien moet je je bij het beschermen van privacy en het beveiligen van (persoons)gegevens houden aan wetten en regels zoals de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en het Normenkader Informatiebeveiliging en Privacy (IBP). Heb jij zicht op de architectuur in je organisatie? Dan weet je ook in welke processen en applicaties persoonsgegevens worden verwerkt. Zo kun je zien snel zien waar je welke maatregelen moet nemen die volgen uit wet- en regelgeving.
• Voorbeeld 3 | Efficiënter werken. Stel dat er in je school veel discussie is over het verbeteren van een bepaald proces. Bijvoorbeeld over het verzuimproces, de cijferadministratie of roosterwijzigingen. Inzicht in je architectuur helpt in zo’n geval door in beeld te brengen over welk proces en welke stappen het gaat, welke applicaties in dat proces worden gebruikt en waar welke informatie ontstaat en nodig is. Zo kun je een discussie gestructureerd voeren. Bij welke stappen binnen het proces zitten de knelpunten? Waar voer je nu gegevens dubbel in? Ligt dat aan de applicaties of aan de inrichting van het proces? En als je het zou veranderen, hoe komt het er dan uit te zien?

Voorbeeldarchitectuur: de FORA

Hoewel elke school in Nederland een eigen kijk op onderwijs heeft, lijken alle scholen wel op elkaar in de manier waarop ze zijn georganiseerd. Zo moet elke school het verzuim registreren, leermiddelen aanbieden en leerlingen inschrijven. Omdat op veel scholen dezelfde processen plaatsvinden, dezelfde soort applicaties worden gebruikt en dezelfde soort informatie wordt verwerkt, is er een zogeheten referentiearchitectuur gemaakt. Een referentiearchitectuur is een soort voorbeeldarchitectuur die je kunt gebruiken om je eigen architectuur schematisch in beeld te brengen. De referentiearchitectuur voor scholen in het po en vo heet de FORA: Funderend Onderwijs Referentiearchitectuur.

De FORA uitgelegd

De FORA bevat elementen waarmee je de samenhang tussen processen, informatie en applicaties schematisch kunt weergeven. We leggen hier uit hoe dat werkt aan de hand van een voorbeeld: het aanmelden van een leerling.

Processen

Een proces laat zien hoe een organisatie een resultaat bereikt. De FORA beschrijft hoofdprocessen en onderliggende bedrijfsprocessen op een generieke manier, zodat je die kunt gebruiken als vertrekpunt voor je eigen situatie. Bij het aanmelden van een leerling is aanmelden het hoofdproces dat bestaat uit twee bedrijfsprocessen: verwerken aanmelding leerling en inwinnen aanvullende gegevens.

Informatie

In processen en applicaties wordt informatie verwerkt en beheerd. De FORA kan helpen om inzichtelijk te maken om welke informatie het gaat. Gegevens die op een logische manier bij elkaar horen worden in de FORA informatieobjecten genoemd. Bij het aanmelden van een leerling zijn het aanmeldformulier, het onderwijskundig rapport en het leerlingdossier voorbeelden van informatieobjecten die bij dit proces horen.

Applicaties

Om binnen je proces een resultaat te bereiken gebruik je vaak applicaties. Dat zijn softwarepakketten waar je informatie in verwerkt. Binnen de FORA worden typen applicaties, zoals leerlingadministratiesystemen, onderscheiden van de specifieke applicatie zelf, zoals Parnassys. Bij het aanmelden van een leerling zul je met de applicatie leerlingadministratiesysteem te maken krijgen.

Voordelen van werken met een architectuur

Waarom is het handig om de architectuur van je organisatie in kaart te brengen?

• In de eerste plaats geeft het zicht op je ICT-processen: je weet welke applicaties worden ingezet en hoe er met informatie wordt omgegaan. Dit maakt het ook gemakkelijker om over te stappen naar andere applicaties of applicaties te integreren.
• Werken volgens een architectuur en gelijke richtlijnen en standaarden maak het ook gemakkelijker om applicaties van andere partijen te koppelen aan die van jou om informatie uit te wissen.
• Het werken volgens dezelfde voorbeeldarchitectuur zorgt ervoor dat je een gemeenschappelijke taal spreekt. Dat maakt het eenvoudiger om binnen instellingen processen en systemen beter op elkaar af te stemmen.
• Het onderwijs heeft te maken met wet- en regelgeving en kwaliteitseisen, zoals die van de Onderwijsinspectie. Deze schrijven scholen voor welke processen in ieder geval moeten worden ingericht en vaak ook hoe. Denk aan het toelatingsbesluit dat formeel nodig is na aanmelding van een leerling of aan privacywetgeving. In de FORA is hiermee rekening gehouden. Richt je je school in volgens de FORA? Dan voldoe je ook aan wet- en regelgeving.
• Door beter inzicht in de processen en hun samenhang en de standaardisatie van ondersteunende middelen kunnen scholen efficiënter werken, administratieve lasten verminderen en meer tijd en middelen besteden aan onderwijs.
• Architectuur helpt het monitoren van processen inzichtelijker, vergelijkbaarder en gemakkelijker te maken. Dit draagt bij aan transparantie en verantwoording binnen de sector.
• Werken volgens een architectuur leidt tot meer regie op je ICT-inrichting. Het helpt je beter te bepalen wat je precies nodig hebt. Denk je erover om een nieuwe applicatie aan te schaffen? Met je architectuur heb je direct inzicht in welke processen die moet ondersteunen en met welke andere systemen die moet samenwerken. Daardoor kun je gerichtere eisen stellen aan leveranciers. Tijdens de implementatie zie je bovendien sneller welke aanpassingen nodig zijn in je bestaande processen en het totale applicatielandschap.
• Heb je geen duidelijk beeld van je architectuur? Dan vormt het geheel van processen, applicaties en informatie binnen je school al snel een ingewikkeld netwerk, waardoor veranderingen lastig zijn. Zonder overzicht is het moeilijk te zien wat de gevolgen van aanpassingen zijn. Door inzicht te krijgen in je architectuur kun je beter bepalen wat de impact is van een grote proceswijziging of de invoering van een nieuwe applicatie. Daardoor word je als school flexibeler.