Inzicht in het applicatielandschap van uw school levert een aantal grote voordelen op. En dan niet alleen in het kader van kostenbesparing.
Een volledig overzicht van applicaties en functies:
- maakt duidelijk welke applicaties mogelijk voor hetzelfde doel worden ingezet (en dus dubbel zijn);
- laat zien op welke gebieden er mogelijk wél doelen en activiteiten zijn gedefinieerd, maar waar nog géén systemen zijn om deze activiteiten te ondersteunen. Bij de aanschaf van nieuwe applicaties wilt u weten hoe uw applicatielandschap eruitziet om te kunnen bepalen of de nieuwe software hierbij past;
- geeft inzicht in de levenscyclus van alle gebruikte systemen waardoor u ze kunt vervangen voordat er problemen ontstaan;
- en geeft daarnaast inzicht in de leveranciers, koppelingen tussen de applicaties, de gebruikte technologieën, het gebruik van de applicatie (urgentie en belang), de risico’s (informatiebeveiliging en privacy), en, indien de applicatie is gekoppeld aan de financiële administratie, ook in de kosten. En het geeft het overzicht bij samenwerken en/of fuseren met andere onderwijsorganisaties.
Stel het doel vast
Een belangrijke stap bij informatiemanagement is: beoordelen of de software een bijdrage levert aan de (ondersteuning van) activiteiten en de gestelde doelen in de school. Zie ook het artikel ‘Informatiemanagement op school – doelen van de organisatie’. U kunt zo vaststellen of bepaalde software nodig is. Of u kunt op basis van onderzoek uit de data concluderen dat digitale ondersteuning bij bijvoorbeeld het leren van spelling en grammatica toch niet zo goed werkt als wanneer leerlingen zelf schrijven. En wat te denken van allerhande dashboards en rapportages die tegenwoordig standaard bij diverse softwareoplossingen worden geleverd? Doordat elke muisklik van een leerling data oplevert, kan er zoveel data ontstaan, dat een leerkracht zich erin kan verliezen. De kans bestaat dat er dan te weinig tijd overblijft voor persoonlijke uitleg.
Zet software op zijn plaats
Het is dus belangrijk om software op zijn plaats te zetten, letterlijk en figuurlijk. Dit noemen we ook wel applicatierationalisatie. In samenwerking met bestuur, leerkrachten en ondersteuners binnen de schoolorganisatie, legt de informatiemanager vast welke informatie de school nodig heeft om goed te kunnen functioneren. Hij zoekt hier systemen bij die vanuit functioneel oogpunt aan de vraag voldoen. Ict bepaalt vervolgens de technische ingebruikname van deze systemen: past het technisch in het applicatielandschap, hoe kunnen we bijvoorbeeld single sign-on realiseren? De mate van professionalisering en de digitale geletterdheid in de school bepalen de manier waarop Ict technologie kan inzetten in het voordeel van de leerling.
Dit is niet de ‘makkelijke’ weg, maar wel de juiste. Het gaat erom dat men in de school gezamenlijk de professionele verantwoordelijkheid neemt over de processen en activiteiten, de kennis van de toepasbaarheid van applicaties en hun plek in de ict-architectuur. Het is de professionele weg waardoor zaken goed en beter verlopen.
Aan het einde van de werkdag zal niemand mailen om te vragen of een applicatie correct heeft ondersteund bij de activiteiten van die dag. Maar dat is wel de essentie van operational excellence: de goede dingen goed doen, afspraken maken en nakomen. Dit is een vorm van integrale kwaliteitszorg.
Reduceer kosten en maximaliseer opbrengsten
Applicatierationalisatie is voor veel scholen bij uitstek een manier om te bezuinigen. Een gemiddelde school heeft tientallen apps die in de klas worden ingezet. Behalve trainingskosten gaat er (ongemerkt) ook veel energie, tijd en focus verloren wanneer leerkrachten aan elkaar gaan vragen hoe iets werkt. Reduceert een school het aantal applicaties van bijvoorbeeld 50 naar bijvoorbeeld 10 die alles doen wat nodig is, dan wordt het leven voor de leerkrachten een stuk eenvoudiger en blijft er meer tijd over voor het helpen ontwikkelen van leerlingen. Wil een school een applicatierationalisatie doorvoeren, dan is inzicht in het applicatielandschap onmisbaar.
Hulpmiddelen voor goed informatiemanagement op school
Hoe gaat u zelf aan de slag met het in kaart brengen en optimaliseren van het applicatielandschap van uw school? Start altijd bij de activiteiten die nodig zijn voor het functioneren van uw school. Bijvoorbeeld de aanmeldingen voor open dagen omzetten naar inschrijvingen van nieuwe leerlingen. Vervolgens kijkt u hoe u deze activiteit het beste kunt ondersteunen, standaardiseren en vereenvoudigen. Want zodra de activiteiten helder zijn, wordt ook de informatiebehoefte inzichtelijk. Focus hierbij op de kerntaken en bijbehorende activiteiten en informatie. Zo haalt u maximaal rendement uit de applicaties.
FORA
Met het FORA-referentiecomponentenmodel zet u systemen die activiteiten ondersteunen op een rij. Gaat u een stap verder, dan pakt u het referentiecomponentenmodel met applicatiefuncties waarbij (de naam zegt het al) per systeem is uitgewerkt welke applicatiefuncties deze bevat. Door deze modellen uit te werken voor uw school (welke software gebruikt u voor DLO, LAS et cetera en welke educatieve apps worden ingezet), ziet u welke activiteiten vanuit meerdere systemen worden ondersteund en waar wellicht sprake is van ‘gaten’ in uw applicatielandschap waar activiteiten nog niet adequaat worden ondersteund.
Naar het FORA referentiecomponentenmodel
Naar de Referentiecomponenten en applicatiefuncties
Om inzicht te krijgen in processen, activiteiten en typen systemen kunt u rationeel bekijken of en hoe een activiteit wordt ondersteund met een systeem en of er dubbelingen in de systemen zijn. Zo ontstaat regie op applicaties. Zie hiervoor bijvoorbeeld het proces voor het proces voor applicatierationalisatie.
Ga naar de FORA-Wiki:
- Informatiestromen
- Informatiemodel IM, IBP en Ict-ondersteuning
- Eenvoudig en goed inzetbaar applicatielandschap
- Applicatierationalisatie
Wilt u weten welke applicaties in uw school persoonsgegevens gebruiken, vul dan de Invulposter Systemen die persoonsgegevens verwerken in.
Wilt u inzicht in de Digitale Leeromgeving (DLO), vul dan de Invulposter Digitale Leeromgeving in.
Aandachtspunten en tips
Blijkt uit inzicht in het applicatielandschap dat er in applicaties bepaalde functionaliteit ontbreekt, kijk dan eerst of deze bij andere systemen en apps beschikbaar zijn. Ga vervolgens na of andere scholen wellicht goede oplossingen voor een specifieke vraag in gebruik hebben en kijk of samenwerking mogelijk is.
Wilt u van bepaalde applicaties weten welke activiteiten ze kunnen ondersteunen? Bijvoorbeeld van Google Workspace of ParnasSys? Kijk dan regelmatig op de het onderdeel ‘mapping applicaties op de FORA Wiki. Onder de tab ‘Modelschool’ vindt u het onderdeel ‘Mapping applicaties op de fora’.
Meer lezen over informatiemanagement
- Business Information Services Library
- Optimaal gebruikmaken van uw digitale leeromgeving? Dat begint met inzicht
- ‘Inzicht in ict-voorwaarden’ helpt scholen bij verdere professionalisering ict-omgeving
Zie ook
- Informatiemanagement op school – wat is het en waarom is het belangrijk?
- Informatiemanagement op school – doelen van de organisatie
- Informatiemanagement op school – taken en verantwoordelijkheden
- Informatiemanagement op school – de relatie met ict
- Informatiemanagement op school – het belang van informatiebeveiliging en privacy
- Informatiemanagement op school – de toegevoegde waarde van architectuur
- Informatiemanagement op school – inzicht in processen