Misverstand 1: informatiemanagement is hetzelfde als ict. Hoewel de begrippen geregeld op één hoop worden geveegd, gaat het om verschillende zaken. Ict gaat over de ondersteunende systemen, informatiemanagement gaat over, inderdaad, de informatie binnen een school. Ict en informatiemanagement hebben wel veel met elkaar te maken en geregeld zijn dezelfde personen in de organisatie ermee bezig. In een later artikel in deze reeks gaan we hier uitgebreider op in.
Misverstand 2: in een (kleinere) school zonder ambitieuze doelstellingen valt het wel mee met de hoeveelheid informatie en het belang hiervan. Dat klopt niet: neem bijvoorbeeld het regelen van erkenning en bekostiging van de school. Dit heeft een grote impact op activiteiten, processen en de manier waarop u informatie in de school organiseert. Alleen door tijdig de goede informatie aan te leveren bij DUO, regelt een school de nodige financiële ondersteuning. Informatie is hier van levensbelang. Puur om te overleven moet dit proces op orde zijn. Zo zijn er veel voorbeelden te noemen waarbij informatie een cruciale rol speelt.
Informatie en informatiemanagement
- Onder informatie verstaan we gegevens die een concrete bijdrage leveren aan processen die bepalend zijn voor het goed functioneren van een organisatie.
- Informatiemanagement gaat over het achterhalen van de informatiebehoefte van de verschillende doelgroepen en nagaan hoe u deze informatie vervolgens zo eenvoudig mogelijk ter beschikking stelt.
De informatiemanager vertaalt de informatiebehoefte rond werk- en bedrijfsprocessen in concrete informatievoorzieningen en -oplossingen.
Samenwerking is noodzakelijk voor goed informatiemanagement
Uit de voorgaande omschrijvingen blijkt al dat het niet de verantwoordelijkheid kan zijn van 1 of 2 collega’s om goed om te gaan met informatie. Goed informatiegebruik staat of valt met de mate waarin iedereen samenwerkt, overlegt en zich aan de afspraken houdt.
Informatiemanagement gaat over het organiseren van informatie, informatiegebruik gaat over wat die informatie dan daadwerkelijk is
Goed informatiemanagement levert veel op
Scholen halen informatie uit externe bronnen, bewerken informatie en produceren op hun beurt informatie voor anderen. Het gaat al snel om grote hoeveelheden aan gegevens. Die leveren alleen voordelen op als ze goed gebruikt en gemanaged worden. Gebeurt dat niet, dan kan het juist extra problemen opleveren.
Het grootste voordeel van goed informatiemanagement is dat u onderwijs(processen) met zo min mogelijk tijd, geld en middelen kunt organiseren, zodat er zoveel mogelijk tijd overblijft voor de kerntaak van het onderwijs: lesgeven.
Hoe gaat u om met informatiemanagement?
Er zijn verschillende manieren waarop een school om kan gaan met informatiemanagement en we zien alle varianten in de praktijk terugkomen:
- geen aandacht aan besteden
- rol beleggen bij een willekeurige medewerker van de school
- rol beleggen bij de ict-manager
- rol beleggen bij speciaal aangestelde informatiemanager (eventueel gedeeld met andere scholen)
Als het onderwerp nauwelijks aandacht krijgt, dan heeft u weliswaar veel informatie te verwerken, maar dan gebeurt dat niet op structurele basis. Misschien (ja, waarschijnlijk) verwerkt u dan zelfs te veel onnodige informatie en bent u bezig met gegevens die op een bepaald moment op een bepaalde plek géén concrete bijdrage leveren aan een proces.
Investeren in informatiemanagement
Het belang dat de school hecht aan goed informatiemanagement moet u terug kunnen zien in de investeringen die een school hierin doet. Als een bestuur van meerdere scholen bijvoorbeeld aangeeft dat informatie en ict van strategisch belang zijn, dan is het logisch dat er voldoende professionele inzet is om de taken rond informatiemanagement goed uit te voeren.
Op 60% van de scholen in het funderend onderwijs gaat informatiemanagement allereerst over software, applicaties en apps en níet over activiteiten met een doel waar informatie voor nodig is – en hoe je die informatiebehoefte vervolgens in kunt vullen
Hulpmiddelen voor goed informatiemanagement
FORA
In de FORA (Funderend Onderwijs Referentie Architectuur) vindt u uitgebreide modellen waarmee u processen binnen uw school op een gestructureerde manier in kaart kunt brengen. De FORA richt zich op 7 gebieden (Lees: Waar draagt de FORA aan bij). U vindt er tal van stappenplannen, bijvoorbeeld om de zogeheten leerlingreis in kaart te brengen en te verbeteren (Lees: Waarbij kun je de FORA inzetten?).
In de FORA vindt u ook een modelschool, waarbinnen verschillende praktijkvoorbeelden zijn uitgewerkt. Kijk eens naar de manier waarop u inzichtelijk kunt maken welke ict-systemen ondersteunend zijn aan bedrijfsfuncties, waar overlap is of een gebrek aan deze ondersteuning (Lees: Applicatierationalisatie).
Bij (deel)processen loopt u de volgende vragen langs:
- Wat is uw doel?
- Welke activiteiten zijn nodig om dit doel te bereiken?
- Welke informatie is nodig om deze activiteiten uit te kunnen voeren?
- Welke informatievoorziening (oplossing) kan hierbij ondersteuning geven?
- Welke technologie (ict) is daarbij nodig?
Bewustwording rond informatiemanagement
Kennisnet stimuleert scholen om actief aan de slag te gaan met informatiemanagement. We denken dat hier nog een wereld te winnen valt. Hoe staat het met dit onderwerp in uw organisatie? Stel uzelf en uw collega’s de volgende vragen:
- Is de rol van informatiemanagement belegd en zo ja bij wie?
- Wordt het onderwerp meegenomen in de visie of het beleid van de school en zo ja, op welke manier?
- Hoe zou dit beter kunnen?
Inzicht in ict-voorwaarden
Om voor een professionele ict-omgeving te kunnen zorgen, moet een school aan een aantal voorwaarden voldoen. Wat zijn die voorwaarden precies en hoe kunt u eraan voldoen? Hoe staat uw organisatie ervoor en welke (groei)mogelijkheden zijn er? Kennisnet heeft hiervoor de tool ‘Inzicht in ict-voorwaarden’ ontwikkeld. De thema’s in de tool zijn informatiebeveiliging en privacy (IBP), digitaal toetsen en toegang tot digitale leermiddelen. Met de resultaten kunt u aan de slag om uw processen te verbeteren.
Lees meer over ‘Inzicht in ict-voorwaarden’
Aandachtspunten en tips
Welke informatie komt bij u binnen?
Informatiemanagement gaat over het organiseren van informatie en niet over de inhoud van de informatie zelf. Ga voor uw eigen rol eens na welke informatie bij diverse activiteiten binnenkomt, wat u ermee doet en waar u de (bewerkte en/of nieuwe) informatie vervolgens weer naartoe stuurt.
Bekijk samen de hulpmiddelen die de FORA biedt
Bent u al bezig met informatiemanagement en wilt u hierover in gesprek met uw collega’s? Bekijk samen de uitgebreide stappenplannen en procesbeschrijvingen van de FORA (kijk bij het onderdeel ‘Hulpmiddelen voor goed informatiemanagement’).
Netwerk Informatiemanagement po/vo
In september 2022 is het landelijke Netwerk Informatiemanagement po/vo gestart. Het is opgezet om gezamenlijk bewustwording, inzicht en sturing op informatie te organiseren.
Meer lezen
Wilt u zich verder verdiepen in het onderwerp informatiemanagement, dan adviseren we het boek De donkere kant van de maan van Arno Visser. Daarin beschrijft hij dat informatietechnologie zou moeten leiden tot minder bureaucratie, maar in decentraal georganiseerd Nederland lukt dat maar niet. Ook het stuk Informatiemanagement: een provocatieve interpretatie door Rik Maes geeft (nog altijd) een scherp perspectief op het onderwerp.
Zie ook
- Informatiemanagement op school – doelen van de organisatie
- Informatiemanagement op school – taken en verantwoordelijkheden
- Informatiemanagement op school – de relatie met ict
- Informatiemanagement op school – het belang van informatiebeveiliging en privacy
- Informatiemanagement op school – inzicht in het applicatielandschap