Uitleg
|
Informatiemanagement
|
po
vo

Informatiemanagement op school voor een doelgerichte inzet van ICT

Een school kan niet zonder ICT-ondersteuning. Denk aan digitaal lesmateriaal, een betrouwbare cijferadministratie of het bijhouden van de aanwezigheid van leerlingen. Iedere school heeft hiervoor een veelheid aan applicaties in gebruik. Daarnaast zijn er talloze aantrekkelijke ICT-oplossingen beschikbaar in de markt, die kansen bieden waar je als school graag gebruik van zou willen maken. Denk aan AI, mooie rapportagetools of allerlei educatieve software. Maar hoe maak je hierin verstandige keuzes? En hoe zet je die vervolgens goed in op school? Informatiemanagement speelt hierbij een cruciale rol.

Door de redactie

Bijgewerkt op 10 april 2026

6 minuten lezen

Wat is informatiemanagement?

Wat is informatiemanagement eigenlijk? Informatiemanagement gaat weliswaar over informatie, maar vooral in relatie tot de ICT-applicaties en -systemen waarin deze informatie wordt verwerkt. Het gaat daarom met name over het:

Keuzes maken over de strategische inzet van ICT. Informatiemanagement gaat in de eerste plaats over het nemen van verstandige beslissingen over de inzet van ICT. Dit is in de eerste plaats de verantwoordelijkheid van het schoolbestuur. De informatiemanager zorgt ervoor dat het bestuur hierin een geïnformeerde keuze kan maken door hierin mee te denken. Bijvoorbeeld door te onderzoeken welke oplossingen uit de markt van toegevoegde waarde zijn voor de school. En na te gaan waar de applicatie eigenlijk voor ingezet wordt en welke voorwaarden daarbij gehanteerd moeten worden.
Creëren van overzicht over informatiestromen op school. Informatiemanagement gaat over het vormen van een zo goed mogelijk beeld van de informatiestromen in de school: hoe lopen de processen? Welke informatie is daarin belangrijk? En welke applicaties worden gebruikt? Heb je dat overzicht? Dan kun je die informatiestromen verbeteren en zo efficiënter of prettiger werken en ICT-mogelijkheden beter te benutten.
Zorgen voor de juist inzet van applicaties. Informatiemanagement zorg je er ook voor dat de applicaties die je in huis hebt goed worden gebruikt. Dat gaat niet alleen over het juist inrichten van de applicaties zelf. Het betekent ook dat je ze zo goed mogelijk moet inpassen in de processen in de schoolorganisatie en moet onderzoeken wat daarvoor nodig is.

Voorkomen dat technologie leidend wordt

De aanschaf en inrichting van ICT-oplossingen roept soms grote vragen op. Bijvoorbeeld als het gaat om het gebruik van de diensten van big tech-bedrijven of grote uitgevers, waardoor er afhankelijkheid ontstaat en je beperkt wordt in je keuzevrijheid. Of als het gaat om het verantwoord inzetten van AI of het beschermen van privacy van leerlingen en medewerkers. Informatiemanagement kan helpen om het schoolbestuur of de schoolleiding te betrekken bij deze vraagstukken door ze te agenderen. Daarnaast kan goed informatiemanagement helpen voorkomen dat technologie leidend wordt bij activiteiten of processen. Door eerst te bepalen wat je nodig hebt om een bepaalde activiteit goed uit te voeren, kun je daarna kijken welk systeem daar het beste bij past. Nu gaat het vaak andersom. Het systeem wordt eerst aangeschaft en dicteert daarmee op basis van beschikbare functionaliteiten welke activiteiten je ermee kunt uitvoeren.

Praktijkvoorbeeld: kluisjessysteem

Op bijna elke middelbare school hebben leerlingen de beschikking over een kluisje. Zo ook op een school voor het voortgezet onderwijs. Leerlingen openden daar hun kluisje met een pas met een RFC-chip. De conciërge hield in een Excelsheet bij welke leerling welk kluisje had. Klinkt simpel, maar het is meer werk dan je denkt. Leerlingen raken hun pasje kwijt, ze wisselen van klas. Voor de school reden om te kijken of dat anders georganiseerd kon worden. Zeker omdat er genoeg partijen in de markt zijn, die hier prachtige oplossingen voor bieden. Denk aan apps waarmee leerlingen zelf hun kluisje kunnen openen via hun schoolpas. Toch besloot deze school niet direct over te gaan op de aanschaf van een nieuw systeem, maar eerst de situatie te analyseren:

Hoe verloopt het proces van het uitgeven van een pasje?
Welke gegevens zijn daarbij nodig en waar komen die vandaan?
Welke functionaliteiten bieden bestaande systemen?
Wie is verantwoordelijk voor deze processen?

Toen bleek dat alle gegevens die nodig zijn, aanwezig zijn in het leerlingadministratiesysteem én dat het leerlingadministratiesysteem een kluisjesmodule had. Die module was alleen nooit geactiveerd. Nadat dat wel was gebeurd, verliep het uitgeven van de pasjes een stuk soepeler: nieuwe passen werden automatisch gekoppeld op basis van het leerlingnummer, wijzigingen in de administratie werkten direct door en uitschrijvingen leidden automatisch tot intrekking van toegang. En dat allemaal zonder de aanschaf van een nieuw systeem of app.

Mogelijkheden van ICT goed benutten

Informatiemanagement zorgt ervoor dat je de mogelijkheden van ICT op school echt kunt benutten. Alleen een applicatie aanschaffen lost namelijk niks op. Pas als je goed weet waarom de wens bestaat de applicatie aan te schaffen en je deze goed kunt inpassen in het bestaande applicatielandschap en de processen, kan het echt effectief worden ingezet. Een informatiemanager brengt die wens in kaart, zorgt dat de juiste vraag aan leveranciers wordt gesteld en dat de oplossing past in de bestaande informatievoorziening van de school.

Efficiënter werken

Daarnaast kan goed informatiemanagement bijdragen aan efficiënter werken. Scholen halen informatie op, bewerken informatie en produceren informatie. Het gaat al snel om grote hoeveelheden aan gegevens. Weet je al deze informatiestromen goed te managen? Dan werk je sneller, efficiënter en met minder middelen. Een informatiemanager voorkomt daarnaast dat je te veel of onnodige informatie verzamelt, maar ook dat je te veel of onnodige applicaties aanschaft.

Houd jij je bezig met informatiemanagement?

Er loopt niet op elke school iemand rond die de functietitel informatiemanager draagt, maar er loopt wel op bijna elke school iemand rond die taken invult die bij informatiemanagement horen. Ben jij bezig met de taken die we hierboven beschrijven? Dan hou je je bezig met informatiemanagement. Al blijkt dat misschien niet uit je e-mailhandtekening.

Aandachtspunten en tips

Wil je zelf starten met het op orde krijgen van informatiemanagement op school? Hou dan rekening met onderstaande aandachtspunten en tips.

Creëer overzicht

Brengen je processen en applicatielandschap in kaart en creëer zo overzicht van de informatiestromen. Er zijn verschillende hulpmiddelen beschikbaar om je daarbij te helpen:

In de FORA vind je voorbeeldmodellen waarmee je processen binnen je eigen school op een gestructureerde manier in kaart kunt brengen.
Met de tool Applicatielandschap in kaart breng je per school eenvoudig in kaart welke applicaties voor welke taken worden gebruikt.
De tool Inzicht in ICT-voorwaarden helpt je om inzichtelijke te krijgen aan welke voorwaarden je moet voldoen om een professionele ICT-omgeving in te richten.

Leg rollen en verantwoordelijkheden vast

Zorg ervoor dat je er als informatiemanager niet alleen voor staat. De verantwoordelijkheid voor de processen en de eisen en verwachtingen die men van applicaties heeft, liggen bij anderen in de school. Leg daarom rollen en verantwoordelijkheden rondom processen en applicaties duidelijk vast en betrek verantwoordelijken bij besluitvorming over de aanschaf en inrichting van applicaties. Meer informatie over hoe je dit doet, vind je in deelproject 5.6 Scheiden van rollen en verantwoordelijkheden in het Groeipad van het Normenkader IBP.

Onderwijsnetwerk digitalisering

Wil je graag in gesprek met collega's die zich ook bezighouden met informatiemanagement? Heb je een praktische vraag of wil je meehelpen met het ontwikkelen van hulpmiddelen die scholen helpen grip te krijgen op hun informatievoorziening? Wordt dan lid van de groep informatiemanagement op het onderwijs netwerk digitalisering.

Meer informatie en aanmelden