Informatiemanagement op school – vijf ervaringen uit de praktijk

In dit artikel duiken we dieper in de wereld van informatiemanagement op school en verkennen we enkele perspectieven van professionals die deze uitdaging zijn aangegaan.

Het belang van informatiemanagement op school

Voordat we dieper ingaan op de praktische aspecten van informatiemanagement, is het essentieel om het belang ervan te begrijpen. Informatiemanagement is geen losstaande entiteit, maar een integraal onderdeel van het bieden van goed onderwijs. Informatie bevindt zich in alle facetten van een onderwijsinstelling: van leerlinggegevens tot het faciliteren van onderwijsprocessen en het ondersteunen van besluitvorming op basis van gegevens. Goed informatiemanagement legt de basis voor efficiënte bedrijfsvoering, geeft transparantie en er ontstaat meer ruimte voor de focus op onderwijskwaliteit.

Uitdagingen van informatiemanagement

Het klinkt allemaal heel logisch, maar in de praktijk is informatiemanagement op scholen nog vaak een complex en uitdagend proces. De realiteit is dat veel scholen worstelen om de omvang van hun informatiegebruik en -verwerking te bevatten. En ook de focus van informatiemanagement is niet altijd helder. Zo wordt het beheer van ict-middelen nogal eens verward met informatiemanagement. Ict is belangrijk, maar informatiemanagement omvat veel meer dan alleen technologie. Het gaat ook om mensen, processen en beleid.

Praktische inzichten van informatiemanagers

Om inzicht te geven in hoe informatiemanagement binnen scholen kan worden geïmplementeerd, hebben we gesprekken gevoerd met vijf professionals die betrokken zijn bij informatiemanagement in hun onderwijsinstellingen.

Peter Schep – Manager ICT en informatiemanagement bij PCOU Willibrord

Peter Schep benadrukt dat het belangrijk is randvoorwaarden voor informatiemanagement te creëren. Voordat je succesvol aan de slag kunt met informatiemanagement, moet de it-infrastructuur probleemloos functioneren. De technische basis, waaronder ook netwerken, apparaten en beveiliging, moet solide zijn. Hij zet bij elke digitale verandering informatiemanagement aan de oorkant om de wensen te inventariseren, die te verbinden met strategie. Zo kun je veranderingen ook projectmatig beter door de organisatie leiden.

Voorbeeld starten met informatiemanagement in een nieuwe schoolorganisatie

We zijn in 2020 gaan bouwen aan één centrale it-voorziening, een centrale it-organisatie en een informatiemanagementorganisatie. Om dat laatste beter te kunnen uitleggen, hebben we een huisjes-model gemaakt. Dat model hebben we ook gebruikt om daadwekelijk te gaan bouwen aan verschillende onderdelen. We zijn met onze scholen gaan praten, bijvoorbeeld over de inrichting van systemen en we hebben processen en onze applicaties in kaart gebracht. Dit hebben we vervolgens verbonden aan informatiebeveiliging en privacy (IBP.) Door bijvoorbeeld onze verwerkersovereenkomst te verbinden aan applicaties met een BIV-classificatie, waarbij (persoons)gegevens zijn ingedeeld op basis van beschikbaarheid, integriteit en vertrouwelijkheid zijn. Zo hebben we overzicht over onze IBP-verantwoordelijkheid.

We zien binnen onze scholengroep veel initiatieven tot verandering. Die initiatieven hebben we in een overzicht gezet, om daar vervolgens met elkaar een projectstructuur in aan te brengen (projectportfolio). Dat is nog best een uitdaging. Omdat er zoveel veranderingen zijn, en collega’s nog niet gewend zijn aan veranderkaarten of businesscases, ondersteunen wij hen daarbij en stellen we vragen om het beoogde resultaat steeds scherper te krijgen. Door vooraf te bedenken wie je wilt betrekken en wat je (digitaal) nodig hebt, zie je nu dat mensen ons gaan vinden. Daarnaast besteden we veel aandacht aan de juiste (management)informatie op de juiste plaats, voor de juiste personen. Daar zijn de bestuurders heel blij mee, maar ook scholen.

Peter Schep: “We hebben in 2018 de eerste gesprekken gevoerd om een scholengroepbrede digitale transitie door te voeren. Vervolgens is er in de volgende 1,5 jaar heel veel gebeurd onder de motorkap. We hebben iets heel moois kunnen neerzetten. Goede wijn moet rijpen en vervolgens kun je hem schenken. Je hebt geduld en een heldere richting nodig.”

Rien Kusters – Hoofd Informatiemanagement – Esprit Scholen

Rien Kusters benadrukt dat informatiemanagement meer is dan alleen it. Hij beschouwt ict als een dienstverlenend product en legt de nadruk op het belang van het betrekken van medewerkers en het communiceren van expertise. Kusters ziet informatiemanagement als een essentiële voorwaarde voor informatiebeveiliging en privacy. Ook hij merkt op dat de technische basis, waaronder zaken als wifi, maar zeker ook de digitale vaardigheden van leerkrachten in orde moet zijn voordat je kunt nadenken over verdere stappen in informatiemanagement.

Rien Kusters: “Wil je dat IM gaat werken, dan moet de basis op orde zijn. Dan hebben we het niet alleen over de technische basis. Maar zeker ook over de digitale vaardigheden van leerkrachten.”

Daniël Rense – Bovenschoolse ICT-coördinator – Stichting SIMON

Daniël Rense benadrukt de verantwoordelijkheid en het bewustzijn van medewerkers rond gegevensverwerking en informatieveiligheid in de onderwijssector. Hij beschouwt informatiebeveiliging als een belangrijk onderdeel van informatiemanagement en stelt dat dit een zekere deskundigheid van personeel vereist. Rense beschouwt informatiemanagement als een proces dat logische stappen volgt: informatieveiligheid, architectuur en technologie vullen elkaar aan.

Voorbeeld procesinrichting en metadatering

Bij Stichting Simon heeft de bestuurssecretaris een proceshandboek, waarin processen zoals indienstmeldingen en zorgmeldingen zijn vastgelegd. Het gaat niet zozeer om rollen, als wel om processen. Die processen hebben we dus wel redelijk in beeld. Wat we nog niet zo goed in beeld hebben, is het goed metadateren van die data. Een zorgdossier, bijvoorbeeld, wordt getypt in Word en opgeslagen in het persoonlijke mapje van de medewerker die het maakt. Vervolgens wordt dat document geüpload in Parnassys, en de ib’er downloadt het weer op de eigen pc, mailt het naar zichzelf om het dan via de beveiligde mailomgeving Zivver weer naar de volgende te mailen. Die processen in beeld brengen, maar ook het metadateren van die data, zodat je weet hoeveel versies van dat bestand er zijn en dat die dan ook na 5 jaar vernietigd worden: dat is de grootste stap die we nu moeten gaan zetten met elkaar.

Daniël Rense: “Iedereen in de keten heeft een verantwoordelijkheid. Hier goed over communiceren (wie doet wat en hoe) is belangrijk en is meer dan mensen betrekken. Het moet een gevoel krijgen, waardoor mensen zich verantwoordelijk gaan voelen, de bestuurder maar ook de leerkracht.”

Erik Ooms – Adviseur ICT / Informatiemanager – VierTaal

Erik Ooms beschouwt informatiemanagement als het komen tot een gedegen informatievoorziening voor de organisatie, inclusief mensen, technologie en processen. Hij benadrukt het belang van het vertalen van strategie naar concrete acties en het betrekken van alle betrokkenen, inclusief docenten en ondersteunend personeel, bij het proces. Ooms ziet informatiemanagement als een geleidelijk proces van leren en ontwikkelen.

Voorbeeld uitbesteding ict-dienstverlening

Bij de aanbesteding van de totale ict-dienstverlening merkten we dat wat we aan systemen aan elkaar hadden geknoopt, totaal niet aanbesteedbaar was. Het was en is totaal ondoorzichtig en alles was in de handen van externe leveranciers die zelf ook niet meer in de gaten hadden hoe alles in elkaar zat.

We moesten dus eerst zelf ons huiswerk heel goed doen om inzicht te krijgen in welke informatie er was en in welke systemen die zat. Want we wilden ook waar mogelijk centraliseren en niet langer allerlei verschillende oplossingen hanteren. We hadden Socials Schools, we hadden Parro en iedereen mocht op elk moment elke keuze maken voor een platform zonder te overleggen. Er was vanuit het bestuur geen goede governance ingericht op het gebied van ict en informatiemanagement. Het is heel erg afhankelijk van het type bestuur, het type Raad van Toezicht ook en het type directie of je wel of niet kans maakt op een redelijk georganiseerde situatie. Deze risico’s zijn op een gegeven moment wel onderkend bij VierTaal. En ook het besef dat het niet zo mag zijn dat de ene leerling meer recht heeft op een goede informatievoorziening dan de andere die toevallig op een andere school zit. Dat is nu voor iedereen op dezelfde goede manier geregeld.

Erik Ooms: “Informatievoorziening is het geheel van mensen, middelen en maatregelen waarmee je in een organisatie in de informatiebehoefte voorziet, en ik ben er om ervoor te zorgen dat die zaken met elkaar communiceren en dat in die behoefte wordt voorzien op een effectieve manier.”

Ruben Haverkate – Adviseur Informatiemanagement – VONK (voorheen Clusius College)

Ruben Haverkate legt de nadruk op het belang van initiatief nemen en waarde toevoegen. Als je net bij een school start als informatiemanager zal de telefoon niet de hele dag roodgloeiend staan. Het is daarom van belang om collega’s te laten inzien welke waarde je met het vakgebied kunt toevoegen. Voor veel collega’s is het een eye-opener als ze erachter komen dat je je niet alleen maar met applicaties bezighoudt.

Voorbeeld fusie tussen scholen

In 2022 fuseerde het Clusius College met ROC Kop van Noord-Holland om verder te gaan onder de naam Vonk. “In mijn optiek moet de vormgeving van informatiemanagement bij een organisatie situatie-afhankelijk zijn. Een fusie heeft dusdanig veel impact op een organisatie, dat we het belangrijk vonden om opnieuw vast te stellen hoe informatiemanagement maximaal waarde kan toevoegen. Dit deden we in gesprek met verschillende disciplines. Hoe gaat dit in zijn werk?

Eerst zijn we tot een gezamenlijke definitie van informatiemanagement gekomen. Vervolgens hebben we de ‘rollen van de informatiemanager’ van Maes gerangschikt op prioriteit en urgentie. Interessant is dat er een duidelijk verschil tussen de korte en lange termijn naar voren kwam: op dit moment ligt het zwaartepunt op de rol ‘projectmanager’. Logisch, gezien de vele veranderingen die de fusie met zich meebrengt, zoals een AFAS-harmonisatie en een nieuw leerlingadministratiesysteem. Voor de toekomst denken we echter dat informatiemanagement meer van waarde kan zijn voor Vonk als we onze aandacht verplaatsen naar een informatiestrategie en organisatiearchitectuur.

Ruben Haverkate: “Informatiemanagement is geen one size fits all-oplossing. Bovendien is het voor veel collega’s best een vage term. Het is daarom belangrijk om jezelf regelmatig af te vragen op welke manier je werkzaamheden bijdragen aan de bedoeling van de organisatie. Of het nu gaat om procesherinrichting, een pakket implementeren of architectuurplaten: wat proberen we er beter mee te maken? Als je dit voor jezelf scherp hebt, ben je beter in staat om collega’s in te laten zien wat de waarde van informatiemanagement kan zijn.”

Stappen voor het implementeren van informatiemanagement

Op basis van de inzichten van deze professionals kunnen we enkele stappen identificeren voor het implementeren van effectief informatiemanagement op school:

1. Creëer bewustzijn

Begin met het creëren van bewustzijn over het belang van informatiemanagement binnen de hele organisatie. Dit omvat het begrijpen van wat informatiemanagement inhoudt en wat de voordelen ervan zijn.

2. Zorg voor een technische basis

Zorg ervoor dat de technische basis, inclusief netwerken, apparaten en beveiliging, goed functioneert voordat je verder gaat met informatiemanagement.

3. Betrek medewerkers

Informeer en betrek medewerkers bij het proces. Zij moeten begrijpen wat informatiemanagement inhoudt en hoe ze kunnen bijdragen.

4. Richt processen in

Herzie en optimaliseer de bestaande processen om informatie beter te beheren en te benutten.

5. Communiceer waarde

Laat zien hoe informatiemanagement waarde toevoegt aan de organisatie door bijvoorbeeld kostenbesparingen, efficiëntieverbeteringen en betere besluitvorming.

6. Blijf leren en ontwikkelen

Informatiemanagement is een continu proces. Blijf leren, evalueren en aanpassen op basis van nieuwe behoeften en technologieën.