De doelen van de organisatie, de plannen en activiteiten hangen nauw met elkaar samen. Ze bepalen in feite welke informatie er allemaal rondgaat of rond zou moeten gaan. In het ideale geval zijn de doelen helder en staan ze beschreven in bijvoorbeeld het bedrijfsplan en de onderwijsvisie. De doelen bepalen welke activiteiten nodig zijn, waarna je kunt analyseren welke informatie je hiervoor gebruikt. In een volgende stap kijkt je of hiervoor nog extra (ict-)oplossingen nodig zijn, maar je start met het doel en de activiteiten.
Doelen moeten matchen met activiteiten
Zoals gezegd, hierboven beschrijven we de ideale situatie. Het schoolbestuur, schoolleiding en teams: ze hebben allemaal doelen waar ze gedurende een bepaalde periode aan werken. Als we echter kijken naar de dagelijkse activiteiten in een school en naar de (hoeveelheid) informatie rond die activiteiten, dan zien we vaak dat de activiteiten niet 100 procent matchen met een doel. Of dat het doel ontbreekt. Daarin is het onderwijs overigens niet uniek. Vraag jezelf daarom geregeld af wat het doel is van een activiteit. Die vraag is altijd nuttig, maar zeker als je je bezighoudt met informatiemanagement.
Er zouden geen activiteiten moeten zijn binnen een school die geen relatie hebben tot, of bijdragen aan de doelen die een school zich heeft gesteld
Informatiemanagement: activiteiten in beeld brengen
Eén van de belangrijke taken van een informatiemanager is om bestaande activiteiten, processen en informatiestromen in beeld te brengen. Dat zijn er enorm veel in een onderwijsinstelling, op allerlei niveaus. Met dit inzicht in activiteiten en processen kun je de informatiebehoefte voor alle betrokkenen vaststellen en vervolgens adequaat organiseren.
Van elke activiteit mag de organisatie zichzelf afvragen: draagt deze bij aan onze doelen? Niet het middel, maar het doel moet leidend zijn. Dus als je verbeteringen wilt doorvoeren in je school, start dan met het formulieren van het doel. Bepaal vervolgens welke activiteiten en technologieën nodig zijn om deze te realiseren. Misschien kom je erachter dat je van bepaalde activiteiten beter afscheid kunt nemen.
Informatiebehoefte versus informatiewens
Er is een verschil tussen de informatiebehoefte en een informatiewens vanuit de organisatie. Een informatiemanager achterhaalt de noodzakelijke behoefte aan informatie. Bij zo’n analyse wordt ook duidelijk welke informatie eigenlijk niet nodig is voor een proces of activiteit – vaak vraagt de organisatie namelijk om meer informatie dan noodzakelijk is. De informatiemanager kan hierbij ook kijken naar onderliggende doelen.
De ene collega zal een andere informatiebehoefte hebben dan de ander. De leraar moet andere zaken weten over een leerling dan de medewerker op de financiële afdeling. De informatiemanager brengt alle behoeftes in kaart en organiseert aan de hand daarvan de informatiestromen.
Creëer bewustwording – informatie is een bedrijfsmiddel
Hoe kunnen informatie en informatiemanagement bijdragen aan de doelen van de organisatie? Het is belangrijk om informatie te zien als een bedrijfsmiddel dat een doel dient en dat goed beheerd moet worden. Net zoals je geld nodig hebt om een instelling draaiende te houden, zo heb je ook informatie nodig – en dus informatiemanagement. Dit is cruciaal voor de continuïteit van de instelling. In het eerste artikel van deze reeks hebben we hiervan al voorbeelden laten zien.
We zien grote verschillen tussen scholen. Sommige onderwijsorganisaties werken nauwelijks met (goed) informatiemanagement, andere hebben dit op orde. Bij scholen waar de capaciteit beperkt is, met onvoldoende deskundigheid op dit gebied, is er nog een wereld te winnen. De processen en bijbehorende informatiestromen in die scholen zijn onvoorspelbaar en reactief. Juist bij deze scholen is het belangrijk bewustwording te creëren om het belang van informatiemanagement te onderstrepen.
De modellen van FORA (zie ook bij Hulpmiddelen goed informatiemanagement) kunnen hierbij helpen. Ze geven een duidelijk inzicht van alle processen en activiteiten in een school.
Informatie is niet alleen ‘van de informatiemanager’ of de ict-manager die dit in zijn of haar takenpakket heeft. Iedereen in een schoolorganisatie heeft de verantwoordelijkheid om goed om te gaan met informatie
Hulpmiddelen voor goed informatiemanagement op school
FORA
In de FORA (Funderend Onderwijs Referentie Architectuur) vind je uitgebreide modellen waarmee je processen binnen je school op een gestructureerde manier in kaart kunt brengen. De FORA richt zich op zeven gebieden (lees ook: Waar draagt de FORA aan bij). De FORA-wiki biedt informatie in detail, maar ook overzichten en schema’s die bruikbaar zijn in de gesprekken tussen de informatiemanager en het bestuur (zie bijvoorbeeld het pdf-bestand met een overzicht van de FORA-modellen).
Om de continuïteit van een school te waarborgen zijn grofweg drie zaken nodig: geld, leerlingen en medewerkers. Met behulp van de FORA kun je zelf aan de slag met een aantal activiteiten die rechtstreeks bijdragen aan het voortbestaan van je school. Kijk bijvoorbeeld naar het proces om Leerlinginformatie op orde te krijgen.
Aandachtspunten en tips
Minimaliseer de hoeveelheid informatie
Door een duidelijk onderscheid tussen informatiebehoefte en informatiewens, kan de hoeveelheid informatie vaak omlaag. Leg alleen noodzakelijke informatie vast. ‘Wenselijke’ informatie kan in veel gevallen achterwege blijven. Zo voorkom je dat de hoeveelheid vastgelegde informatie (onnodig) groot wordt.
Leg informatie op de juiste plek vast
In welk systeem hoort welke informatie thuis? Kijk kritisch in welk systeem informatie thuishoort. Bijvoorbeeld: om onderwijs te kunnen geven heeft elke leraar informatie nodig over leerlingen die in de klas zitten. Is er iets met een leerling aan de hand, dan is er aanvullende informatie nodig. Niet voor de leraar zelf, maar voor de desbetreffende begeleider. Een ander voorbeeld: registreren of de ouderbijdrage is gefactureerd en betaald hoort thuis in het financiële systeem en niet in het leerlingadministratiesysteem wat op veel scholen wel het geval is.
Zie ook
- Informatiemanagement op school – wat is het en waarom is het belangrijk?
- Informatiemanagement op school – taken en verantwoordelijkheden
- Informatiemanagement op school – de relatie met ict
- Informatiemanagement op school – het belang van informatiebeveiliging en privacy
- Informatiemanagement op school – inzicht in het applicatielandschap
- Informatiemanagement op school – de toegevoegde waarde van architectuur
- Informatiemanagement op school – inzicht in processen