• Uitleg
• |
• Informatiemanagement

Inzicht in het eindexamenproces met de FORA

Een verkeerd tijdstip in de examenplanning. Een erratum dat niet wordt voorgelezen door de examinator of een verwijzing naar een verouderd wetsartikel op het diploma. Fouten en onregelmatigheden tijdens het eindexamen wil je te allen tijde voorkomen. De procesmodellen van de FORA (Funderend Onderwijs Referentie Architectuur) kunnen je hierbij helpen. Ze helpen je om het proces structureel in te richten, taken helder te beleggen en te voldoen aan de wet- en regelgeving. Zo hou jij grip op je eindexamenproces.

Door Sonja Steiger

16 juli 2025

5 minuten lezen

Problemen voorkomen

Scholen die al gebruikmaken van een procesmodel voor het eindexamen, hebben in de praktijk al kunnen ervaren hoe dat problemen heeft voorkomen. Zoals de school waar de examencommissie dankzij een helder procesmodel exact wist wanneer het nieuwe programma van toetsing en afsluiting (PTA) moest worden opgesteld en door wie dat moest gebeuren met welke afstemming. Een andere school ontdekte tijdig dat er nog geen vervanger was geregeld voor een afwezige examinator, omdat ze met het FORA-procesmodel alle verantwoordelijkheden voor het afnemen van het centraal examen inzichtelijk hadden gemaakt.

Wettelijke verplichting

Elke school is sinds 2021 wettelijk verplicht om een examencommissie in te richten en een examenreglement en PTA op te stellen. De examencommissie bewaakt de kwaliteit van de schoolexaminering. Van het opstellen van een programma van toetsing en afsluiting (PTA) tot de organisatie van de toetsafname en het verwerken van resultaten. Toch is met het instellen van zo’n eindexamencommissie niet automatisch ook het proces goed geregeld. Sommige scholen worstelen met onduidelijke verantwoordelijkheden, gebrekkige afstemming tussen collega’s of een onvolledig beeld van het totale proces. Met de FORA-procesmodellen voor het eindexamen VO krijg je als school zicht op alle activiteiten, rollen en verantwoordelijkheden die komen kijken bij de schoolexaminering. De modellen helpen je om het bestaande proces te ijken, mogelijke verbeteringen inzichtelijk te maken en deze daarna op een effectieve manier door te voeren.

Voordelen van een gestructureerd eindexamenproces

Het eindexamenproces is complex en raakt veel onderdelen van de schoolorganisatie. Door dit proces gestructureerd in te richten, voorkom je dat belangrijke stappen worden overgeslagen of dat verantwoordelijkheden onduidelijk zijn.

• Voldoen aan wet- en regelgeving. Een gestructureerd proces zorgt ervoor dat je als school altijd voldoet aan alle wettelijke eisen, zoals de verplichting tot het opstellen van een examenreglement, het PTA en het inrichten van een examencommissie.
• Helderheid over taken en verantwoordelijkheden. Met een gestructureerd proces zorg je ervoor dat verantwoordelijkheden helder worden belegd via het zogeheten RACI-model en maak je expliciet wie welke taak op welk moment uitvoert. Dat bevordert een soepele samenwerking en voorkomt misverstanden tussen collega’s. Bovendien maakt een proces kennisoverdracht bij bijvoorbeeld personele wisselingen eenvoudiger. Zo ben je niet afhankelijk van de kennis van een specifieke collega en begrijpen nieuwe medewerkers sneller hoe het proces in elkaar zit en wat hun rol daarin is.
• Behouden van overzicht. Het examenproces laat zich niet in één schooljaar vangen. Sommige onderdelen, zoals het opstellen van het Programma van Toetsing en Afsluiting (PTA), beginnen al in het voorjaar voor het volgende schooljaar. Met een gestructureerd proces behoud je het overzicht: waar staan we nu, wat moet er wanneer gebeuren en door wie?
• Verbetering van samenwerking binnen én buiten de school. Door procesmatig te werken versterk je de samenwerking tussen examencommissie, schoolleiding, examensecretaris, docenten en ondersteunende diensten zoals ICT en roostering. Maar ook met externe partijen zoals Cito en DUO.
• Verbeteren van je informatiehuishouding. Werken volgens een gestructureerd proces zorgt er ook voor dat je je informatiehuishouding verbetert. Je maakt namelijk expliciet wie op welk moment, welke informatie via welke systemen verwerkt. Denk bijvoorbeeld aan het opstellen van een toetsrooster door de roostermaker, dat vervolgens door de leerlingenadministratie wordt gedeeld met ouders via communicatie- of leerlingvolgsystemen. Het inzichtelijk maken van informatiestromen geeft meer grip op je informatiehuishouding.
• Voorbereid op nieuwe ontwikkelingen en wetswijzigingen. Door het eindexamenproces onderdeel te maken van je PDCA-cyclus zorg je ervoor dat je je proces periodiek evalueert en waar nodig bijstelt. Bijvoorbeeld vanwege nieuwe of aangepaste wet- en regelgeving of veranderingen in de organisatie van je school.

Procesmodellen eindexamen van de FORA

Het hoofdprocesmodel eindexamen VO van de FORA bestaat uit 4 detailprocesmodellen die elk een onderdeel van het eindexamenproces vertegenwoordigen: van het opstellen van het examenreglement tot en met het registreren van de definitieve uitslag:

• Organiseren van het eindexamen
• Afnemen van het schoolexamen
• Afnemen van het centraal examen
• Verwerken van de resultaten

Zelf aan de slag

Om je te helpen zelf aan de slag te gaan met het hoofdprocesmodel van de FORA hebben we een handleiding gemaakt. De handleiding helpt je om je eigen proces naast het FORA-model te leggen. Zo zie je snel waar hiaten of knelpunten zitten en breng je je eigen praktijk in kaart. Je kunt dat doen in een werkgroep, met post-its op een wand of digitaal via een samenwerkingsplatform. De modellen helpen je ook om samen te reflecteren op de inrichting van jouw proces: wie doet wat, wanneer en waarom? Dit maakt het gesprek over verantwoordelijkheden en werkwijzen concreet. Bovendien maak je hiermee het werk van de examencommissie transparanter en makkelijker uit te voeren. Per detailprocesmodel zijn de volgende onderdelen beschreven:

• Welke activiteiten wanneer moeten plaatsvinden;
• Welke rollen verantwoordelijk of betrokken zijn (volgens RACI);
• Welke informatie gedeeld of geregistreerd moet worden;
• Welke systemen of ondersteuning nodig zijn (zoals roostersoftware of toetssystemen).

Daarnaast bevat de handleiding kalenders, tips en verwijzingen naar relevante wetgeving en ondersteuning.