Wat is de Dienst Verwerkersovereenkomsten?
De Dienst Verwerkersovereenkomsten is een beveiligde omgeving voor schoolbesturen waar leveranciers en schoolbesturen verwerkersovereenkomsten met elkaar afsluiten en beheren.
U bent als schoolbestuur verantwoordelijk voor het maken van goede afspraken met leveranciers over het verwerken van persoonsgegevens. Dat doet u door het toetsen en ondertekenen van een verwerkersovereenkomst. De Dienst Verwerkersovereenkomsten maakt dit makkelijker voor u. Hiermee is het voor u als schoolbestuur altijd inzichtelijk met welke leveranciers u via deze dienst een verwerkersovereenkomst hebt gesloten. En welke u nog moet ondertekenen. De Dienst bevat nog geen koppelingen met andere applicaties.
Voordelen
- Eén overzichtelijk proces voor het beoordelen en ondertekenen van verwerkersovereenkomsten.
- Door de juiste machtiging in eHerkenning wordt de overeenkomst altijd beoordeeld en ondertekend door de persoon met de juiste bevoegdheden.
- Eén centraal overzicht van de getekende en aan u aangeboden verwerkersovereenkomsten via deze dienst.
- Gemakkelijk voldoen aan uw AVG-verplichting als het gaat om het maken van afspraken met leveranciers.
Lees hier meer over eHerkenning
Dienst verwerkersovereenkomsten gebruiken
Het ondertekenen van een verwerkersovereenkomst in de Dienst Verwerkersovereenkomsten verloopt in een paar simpele stappen:
- Beoordelen: een medewerker met de bevoegdheid om te beoordelen krijgt een melding als er een verwerkersovereenkomst klaarstaat.
- Na het inloggen met eHerkenning volgt de beoordelaar de stappen in het systeem. In de video Een verwerkersovereenkomst beoordelen hieronder ziet u precies hoe dat werkt.
- Ondertekenen: na de beoordeling kan de verwerkersovereenkomst getekend worden. De persoon in uw organisatie die in eHerkenning is aangemerkt als tekeningsbevoegd, krijgt een melding dat er een overeenkomst klaarstaat om te ondertekenen.
- Het overzicht in de Dienst Verwekersovereenkomsten is bijgewerkt: u ziet welke overeenkomst u hebt ondertekend van welke leverancier. In de video Een verwerkersovereenkomst onderteneken hieronder ziet u precies hoe dat werkt.
Let op: voordat u deze stappen kunt doorlopen, moet u zich eerst aanmelden.
Onderstaande video’s laten zien hoe u verwerkersovereenkomsten beoordeelt en ondertekent:
Verwerkersovereenkomsten beoordelen
Verwerkersovereenkomsten ondertekenen
Raadpleeg voor meer informatie de FAQ van de Dienst verwerkersovereenkomsten
Aanmelden
Voordat u gebruik kunt maken van de Dienst Verwerkersovereenkomsten, moet u een paar zaken regelen:
- Zorg dat het e-mailadres van uw schoolbestuur goed is geregistreerd in RIO bij ‘contactgegevens onderwijsbestuur’. Hoe u dit doet, ziet u op de RIO-Kennisbank. Op dat e-mailadres ontvangt u namelijk een melding als er een verwerkersovereenkomst voor u klaarstaat.
- Richt eHerkenning in voor de Dienst Verwerkersovereenkomsten en andere diensten van Kennisnet. Hoe u eHerkenning aanvraagt en inricht, leest u op de pagina inloggen.
- Als u akkoord bent met de algemene gebruiksvoorwaarden van Kennisnet, kunt u de dienst gebruiken. Als er een verwerkersovereenkomst voor u klaarstaat om te beoordelen of te ondertekenen, ontvangt u automatisch een e-mail.
- Heeft u deze zaken (al) geregeld? Dan kunt u direct van start.