Een projectmatige aanpak leidt tot goed doordachte keuzes

In de voorbereidingsfase maakt de verantwoordelijke voor de aanschaf een eerste planning op en stelt deze een werkgroep samen. Wie daarin zitting neemt, hangt af van het type leermiddel of de applicatie die gekozen wordt. Bij leermiddelen ligt het voor de hand om leraren in de werkgroep op te nemen. Bij applicaties is het logisch als ook een ICT-coördinator of applicatiebeheerder aanschuift. In hun opdracht geven de schoolleiding/het bestuur de werkgroep mee aan welke selectiecriteria de keuzes moeten voldoen. Denk aan: 

• het beschikbare budget
• de onderwijsvisie 
• standaarden, zoals van Edu-V 
• systemen die de school gebruikt

Deze criteria komen meestal terug in het beleid dat richting geeft aan de keuzes rond inkoop en implementatie van (digitale) leermiddelen of applicaties binnen de digitale leeromgeving. Is hiervoor nog geen beleid en zijn de selectiecriteria ook nog niet ergens anders beschreven, dan is een gesprek hierover tussen werkgroep en schoolleider/bestuurder nodig.   

Taken 

De opdrachtgever:  

• benoemt een projectleider met als taken:
  – vergaderingen agenderen en voorzitten
  – notulen en besluitenlijsten maken
  – een projectplan opstellen en zorgen dat het wordt uitgevoerd.
• stelt een werkgroep samen, inclusief taakverdeling.
• stelt een projectplan en plan van aanpak op en creëert draagvlak binnen de school en het lerarenteam.  

Overweeg of het nuttig is een externe projectbegeleider in te schakelen. Die kan de uitvoering van het projectplan ondersteunen, waardoor de werkgroep zich op de inhoud kan richten.

2a: Het keuzeproces doorlopen

Het keuzeproces start met een inventarisatie en evaluatie van wat de school al in huis heeft. Breng daarbij in kaart waar de leermiddelenmix uit bestaat, waaronder de methodes met fysieke en digitale componenten, eigen ontwikkelde materialen en open leermaterialen.

Huidige leermiddelenmix evalueren
Door samen met collega’s de plus- en minpunten van de huidige leermiddelmix of applicaties binnen de digitale leeromgeving vast te stellen, krijgt de werkgroep een beter beeld van waar het nieuwe middel aan moet voldoen.

CLU heeft een hulpmiddel om een globaal beeld van een leermiddel te krijgen: MILK-light. Het is te gebruiken als evaluatietool en helpt om te bepalen aan welke kenmerken een nieuw leermiddel moet voldoen. Als je een nieuwe applicatie wilt gaan kiezen, kun je beginnen met een analyse van je applicatielandschap van je hele digitale leeromgeving: wat zit daarin en waarom, welke processen ondersteunen elke applicatie? Zo krijg je een beeld van applicatiemix en kun je beoordelen waar je nieuwe applicatie past binnen dit landschap. Je verzamelt ook waardevolle criteria voor je criterialijst als je een applicatie die vervangen wordt evalueert met gebruikers.

Criteria opstellen

Er kunnen verschillende redenen zijn waarom je als school nieuwe leermiddelen wil aanschaffen. Kennisnet geeft handvatten om weloverwogen keuzes te maken en helpt bij het formuleren van keuzecriteria om tot de leermiddelenmix te komen die past bij jouw school.

Om verwarring te voorkomen: onder keuzecriteria verstaan we specifieke richtlijnen of voorwaarden die door leraren worden vastgesteld om verschillende leermiddelen of applicaties binnen de digitale leeromgeving te beoordelen. Selectiecriteria zijn randvoorwaarden die het schoolbestuur of de schoolleiding vaststelt. Ze bepalen de kaders waarbinnen leermiddelen of applicaties binnen de digitale leeromgeving moeten passen, zoals budget, wettelijke eisen of technische vereisten. Selectiecriteria horen thuis in het leermiddelenbeleid.

Lees hier meer over in het artikel Stapsgewijs naar de juiste keuzecriteria voor leermiddelen

Informatie inwinnen 

Wanneer de werkgroep selectie- en keuzecriteria heeft opgesteld, worden deze in het projectplan vastgelegd. Vervolgens verzamelt de werkgroep informatie en stelt het een longlist op van leermiddelen of applicaties die aan deze criteria voldoen. Maak de longlist voor leermiddelen compleet door naast methodes ook eigen en open leermiddelen op te nemen. Het is aan te bevelen om bij bekende én minder bekende leveranciers en uitgeverijen informatie op te vragen. Recensies, beoordelingen en ervaringen van collega’s bij andere scholen of vakverenigingen leveren vaak waardevolle informatie op.  

Lees hier meer over in het artikel Leermiddelen kiezen op basis van praktijkervaringen én onderzoek

Toetsen en vergelijken

Is er een longlist (of levert de aanbesteding een aantal potentiële producten op), dan is het tijd om te testen. Om te beoordelen of een nieuw leermiddel of applicatie voldoet aan de behoeften van school, vraagt het team proeflicenties of inlog voor een proefomgeving van de applicatie op. Vaak levert het waardevolle inzichten op als leerlingen betrokken worden bij het testen. De leverancier kan vragen over de werking, inhoud en technologische eisen beantwoorden.

Shortlist samenstellen

Op basis van de testervaringen stelt de werkgroep een shortlist op van leermiddelen of applicaties die voldoen aan de selectie- en keuzecriteria. Door een stap-voor-stap vergelijking op basis van steeds nieuwe inzichten blijft er uiteindelijk één leermiddel of applicatie over. 

2b: De knoop doorhakken 

Na de onderzoeksfase kan de werkgroep een goed onderbouwde keuze maken. De werkgroep kijkt nog eens kritisch of het gekozen product echt voldoet aan de selectiecriteria en keuzecriteria. In het advies aan de opdrachtgever (schoolleider of bestuur) legt de werkgroep uit waarom de gekozen leermiddelenmix of applicatie het meest geschikt is en hoe tot de beslissing is gekomen. Pas als de opdrachtgever akkoord is, wordt de keuze gedeeld met de rest van de school.

Maak bij de inkoop van nieuwe leermiddelen of een nieuwe applicatie duidelijke afspraken met de leveranciers over: 

• de prijs
• leveringstermijnen
• ondersteuning
• garanties

Zorg dat alle relevante details in het contract staan. 

Gaat het om de keuze van een applicatie binnen de digitale omgeving of grote hoeveelheid leermiddelen, dan is vaak een aanbestedingsprocedure nodig.

In deze fase worden alle leraren betrokken. Samen met hen stelt de werkgroep vast wat de nieuwe leermiddelenmix of de nieuwe applicatie betekent voor de lessen en/of voor de schoolorganisatie.

Het kan zijn dat het nieuwe sterk verschilt van het oude. Dan is een gefaseerde invoering verstandig. Bijvoorbeeld door met enkele klassen te beginnen en de planning daarop aan te passen. Bij een nieuw leermiddel is het belangrijk dat er aan het begin van de invoering een didactisch plan ligt (hoe veranderen je lessen?) Vraagt het nog extra kennis of vaardigheden van leraren, dan hebben zij begeleiding of training nodig, passend binnen het opleidingsbudget. Proeflessen met groepjes leraren zijn een belangrijke tussenstap naar het gebruik in de klas.

In deze fase evalueert de werkgroep het keuzeproces (stap 2a en 2b) vlak nadat het nieuwe product is ingevoerd. Wat ging goed en wat kan de volgende keer beter of anders? Dit legt de basis voor een efficiënte aanpak voor een volgend keuzeproces dat aansluit bij de school. In het evaluatieverslag staan de belangrijkste bevindingen. De werkgroep deelt dit verslag met de schoolleiding en het team van leraren.

Het is goed om een jaar na invoering te kijken welke plus- en minpunten van het nieuwe product naar voren zijn gekomen die vooraf niet waren voorzien. Leiden die tot aanpassingen in het keuzeproces? Misschien ontbreken er nog selectie- en keuzecriteria en moet het beleid daarmee worden aangescherpt. Het is ook een goed moment om terug te blikken op de invoering van het nieuwe product: is die efficiënt verlopen?