In het artikel Informatiemanagement op school – toegevoegde waarde van architectuur gaven we aan dat de FORA (Funderend Onderwijs Referentie Architectuur) helpt bij het organiseren van informatie in de school. De FORA is een model dat is ontworpen om de complexiteit van informatie-uitwisseling en -integratie in het funderend onderwijs te vereenvoudigen. Het biedt een gemeenschappelijke taal en set van principes die onderwijsinstellingen kunnen gebruiken om hun informatiemanagementprocessen te stroomlijnen en te verbeteren.
Inzicht in taakoverstijgende processen
Binnen de FORA kenden we al de bedrijfsfunctiemodellen. Deze richten zich op de functies en activiteiten binnen een organisatie. Nu zijn aan de FORA ook procesmodellen toegevoegd. Deze procesmodellen geven inzicht in taakoverstijgende en soms ook organisatieoverstijgende processen. Daar gaan we zo op in. Maar eerst een stukje achtergrond.
De FORA met alle referentiemodellen is veelomvattend en kan wellicht overweldigend zijn. Voor mensen die in een school hun werk doen – van bestuurder en schoolleider tot leraar – is het zelfs vaak onherkenbaar. Bovendien zijn processen niet altijd even duidelijk doordat ze door het gehele FORA-model heengaan. Denk aan het proces van aanmelden en inschrijven van leerlingen. Dit valt binnen de FORA onder het bedrijfsfunctiedomein ‘Onderwijsondersteuning’. Maar om dit proces goed te kunnen doorlopen, is op een zeker moment een bestuurlijke toelatingsbeslissing nodig. Die valt dan weer onder het bedrijfsfunctiedomein ‘Bevoegd gezag’.
Om deze bewustwording en inzichten te realiseren, voegen we procesmodellen toe aan de FORA. Hiermee leveren we concreet de bijdrage aan het organiseren van informatie. Want iedere stap in een proces vraagt om informatie, verwerkt en/of wijzigt informatie, en levert informatie aan de volgende stap of het volgende proces. En dat alles om regie op ict, als ondersteunend middel voor de activiteiten, adequaat invulling te geven.
Eerder gaf de FORA al een inzicht in wat er in de school moet gebeuren. Door de toevoeging van procesmodellen weet je nu ook hoe dat moet gebeuren.
Inzicht in rollen en taken
Door het denken en werken in processen kunnen we bepaalde activiteiten in termen van verantwoordelijkheden en bevoegdheden toewijzen aan personen. Daardoor weet iemand met een bepaalde rol in de school welke taken er bij zijn rol horen. Het houdt echter niet op bij verantwoordelijkheid voor een activiteit in een proces of het gehele proces. Ook wordt inzichtelijk welke andere rollen helpen om een activiteit/proces uit te voeren, welke rollen kennis hebben die relevant is voor een activiteit/proces, en welke andere rollen geïnformeerd moeten worden.
We spreken hier specifiek over rollen, want dat is aan te reiken vanuit de FORA en geldt voor alle scholen binnen het funderend onderwijs. Maar natuurlijk is het zo dat in de school zelf keuzes gemaakt worden om bepaalde rollen in functies (zoals bijvoorbeeld leraren) te vatten.
Dat verklaart ook meteen waarom de FORA beschikt over een hoofdmodel van een proces en de daarbij behorende detailweergaven. De combinatie van het hoofdmodel en de detailprocesmodellen zorgt voor een compleet beeld van de processen en gerelateerde processen, wetgeving, rollen/actoren en informatieobjecten. Het niveau van werkinstructies is schoolspecifiek en kan dus alleen worden toegevoegd door hier op de school invulling aan te geven.
Ter illustratie kun je hier het proces hoofdmodel Aanmelding en Inschrijving bekijken. Onderaan zie je de detailmodellen.
Meer lezen
- Introductie van procesmodellen op de FORA wiki
- Website van de NORA (Nederlandse Overheid Referentie Architectuur)
Zie ook
- Informatiemanagement op school – wat is het en waarom is het belangrijk?
- Informatiemanagement op school – doelen van de organisatie
- Informatiemanagement op school – taken en verantwoordelijkheden
- Informatiemanagement op school – de relatie met ict
- Informatiemanagement op school – het belang van informatiebeveiliging en privacy
- Informatiemanagement op school – inzicht in het applicatielandschap
- Informatiemanagement op school – de toegevoegde waarde van architectuur