- Stappenplan
- |
- Informatiemanagement
- |
- po
- vo
Inzicht in het applicatielandschap
Geen enkele school heeft als doel zoveel mogelijk apps te gebruiken. Maar het is soms een uitdaging om aantrekkelijk ogende applicaties die leraren bijvoorbeeld op onderwijsdagen hebben gezien, te beoordelen op het nut en te concluderen of ze de activiteiten die bijdragen aan gestelde doelen ondersteunen. In dit artikel ilaten we zien hoe een goed inzicht in alle applicaties op school hierbij kan helpen.
Door Okko Huising
Voordelen van inzicht in gebruikte applicaties op school
Inzicht in het applicatielandschap van je school levert een aantal grote voordelen op. Ten eerste bespaart het kosten, maar het levert meer op dan dat:
- Voorkomt dubbeling. Het maakt duidelijk welke applicaties mogelijk voor hetzelfde doel worden ingezet (en dus dubbel zijn).
- Identificeert of en hoe doelen en activiteiten worden ondersteunt met systemen. Het laat zien op welke gebieden er mogelijk wél doelen en activiteiten zijn gedefinieerd, maar waar nog géén systemen zijn om deze activiteiten te ondersteunen. Bij de aanschaf van nieuwe applicaties wil je weten hoe je applicatielandschap eruitziet om te kunnen bepalen of de nieuwe software hierbij past.
- Zorgt dat systemen tijdig worden vervangen. Het geeft inzicht in de levenscyclus van alle gebruikte systemen waardoor je ze kunt vervangen voordat er problemen ontstaan.
- Geeft inzicht in hoe systemen en applicaties zich tot elkaar verhouden. Het geeft daarnaast inzicht in de leveranciers, koppelingen tussen applicaties, gebruikte technologieën, urgentie en belang de applicatie, IBP-risico’s en – als de applicatie is gekoppeld aan de financiële administratie – ook in de kosten.
- Geeft overzicht bij samenwerking en fusies. Het geeft het overzicht bij samenwerken en/of fuseren met andere onderwijsorganisaties.
Aan de slag
Bij welke activiteiten begin je als je je applicatielandschap wil optimaliseren? Start altijd bij de activiteiten die nodig zijn voor het functioneren van je school. Bijvoorbeeld de aanmeldingen voor open dagen omzetten naar inschrijvingen van nieuwe leerlingen. Vervolgens volg je onderstaande stappen en kijk je hoe je deze activiteit het beste kunt ondersteunen, standaardiseren en vereenvoudigen. Want zodra de activiteiten helder zijn, wordt ook de informatiebehoefte inzichtelijk. Zo haal je maximaal rendement uit de applicaties.
-
Stap 1: Stel het doel vast
Een belangrijke stap bij informatiemanagement is beoordelen of de software een bijdrage levert aan de (ondersteuning van) activiteiten en de gestelde doelen van de school. Je kunt zo vaststellen of bepaalde software nodig is. Of je kunt op basis van onderzoek uit de data concluderen dat digitale ondersteuning bij bijvoorbeeld het leren van spelling en grammatica toch niet zo goed werkt als wanneer leerlingen zelf schrijven. En wat te denken van allerhande dashboards en rapportages die tegenwoordig standaard bij diverse softwareoplossingen worden geleverd? Doordat elke muisklik van een leerling data oplevert, kan er zo veel data ontstaan, dat een leerkracht zich erin kan verliezen. De kans bestaat dat er dan te weinig tijd overblijft voor persoonlijke uitleg.
Tip: stel ook een doel vast ten aanzien van het sturen op data. Het feit dat er heel veel data is, wil niet zeggen dat alle data relevant is voor het gekozen doel. Dezelfde focus als waarmee je naar de applicaties kijkt – dus op basis van de criteria ‘doel’, ‘activiteiten’ en ‘informatiebehoefte’ – levert vaak ook veel rendement op.
-
Stap 2: Zet software op zijn plaats
Het is dus belangrijk om software op zijn plaats te zetten, letterlijk en figuurlijk. Dit noemen we ook wel applicatierationalisatie. In samenwerking met bestuur, leerkrachten en ondersteuners binnen de schoolorganisatie, legt de informatiemanager vast welke informatie de school nodig heeft om goed te kunnen functioneren. Hij zoekt hier systemen bij die vanuit functioneel oogpunt aan de vraag voldoen. ICT bepaalt vervolgens de technische ingebruikname van deze systemen: past het technisch in het applicatielandschap, hoe kunnen we bijvoorbeeld single sign-on realiseren?
De mate van professionalisering en de digitale geletterdheid in de school bepalen de manier waarop ICT technologie kan inzetten in het voordeel van de leerling.
Dit is niet de ‘makkelijke’ weg, maar wel de juiste. Het gaat erom dat men in de school gezamenlijk de professionele verantwoordelijkheid neemt over de processen en activiteiten, de kennis van de toepasbaarheid van applicaties en hun plek in de ict-architectuur. Het is de professionele weg waardoor zaken goed en beter verlopen.Aan het einde van de werkdag zal niemand mailen om te vragen of een applicatie correct heeft ondersteund bij de activiteiten van die dag. Maar dat is wel de essentie van operational excellence: de goede dingen goed doen, afspraken maken en nakomen. Dit is een vorm van integrale kwaliteitszorg.
Tip
Start altijd bij de activiteiten die nodig zijn voor het functioneren van de school.
-
Stap 3: Reduceer kosten en maximaliseer opbrengsten
Applicatierationalisatie is voor veel scholen bij uitstek een manier om te bezuinigen. Een gemiddelde school heeft tientallen apps die in de klas worden ingezet. Behalve trainingskosten gaat er (ongemerkt) ook veel energie, tijd en focus verloren wanneer leerkrachten aan elkaar gaan vragen hoe iets werkt. Reduceert een school het aantal applicaties van bijvoorbeeld 50 naar bijvoorbeeld 10 die alles doen wat nodig is, dan wordt het leven voor de leerkrachten een stuk eenvoudiger en blijft er meer tijd over voor het helpen ontwikkelen van leerlingen. Wil een school een applicatierationalisatie doorvoeren, dan is inzicht in het applicatielandschap onmisbaar.Hoe
Voorbeeld: online lesgeven
In maart 2020 toen scholen als gevolg van de coronapandemie plotseling moeten omschakelen naar online lesgeven, kwam inzicht in het applicatielandschap goed van pas. In een oogopslag werd duidelijk of methoden en onderwijswerkvormen analoog of digitaal waren en welke aanpassingen moesten worden gedaan. De plotselinge focus op online lesgeven heeft er ook voor gezorgd dat de functionaliteiten van softwareapplicaties versneld en op basis van de vraag uit de markt werden aangepast. Denk aan Microsoft Teams waarmee inmiddels opdrachten kunnen worden uitgezet, een virtueel klaslokaal kan worden ingericht en grote groepen mensen tegelijkertijd kunnen videobellen.
Hulpmiddelen
Er zijn verschillende hulpmiddelen die je kunnen helpen bij het verkrijgen van inzicht in je applicatielandschap.