Zoals we in het artikel ‘Informatiemanagement op school – taken en verantwoordelijkheden’ zagen, gaat de rol van informatiemanager over twee zaken:
- het organiseren van informatie op basis van de informatiebehoeften uit de activiteiten van de school
- de informatievoorziening
Ict is een middel waarmee we deze zaken kunnen aanbieden en operationeel kunnen houden. Daarmee kunnen we de rol van ict omschrijven als: het faciliteren van informatie- en communicatieprocessen. Ofwel: informatiemanagement vertegenwoordigt de vraagkant, ict de aanbodkant.
Niemand kan alles weten
Doordat het verschil tussen de rol van informatiemanagement en die van ict niet altijd duidelijk is, worden ze vaak bij één en dezelfde persoon belegd. En bij kleinere scholen vervult één persoon beide rollen sowieso meestal.
In dit soort gevallen kan het volgende gebeuren: door gebrek aan tijd en capaciteit zal deze persoon uitdenken welke activiteiten op het gebied van onderwijs nodig zijn, en welke informatie hieraan ten grondslag ligt. Dat gebeurt dan zonder voldoende overleg met de mensen in de schoolorganisatie die de softwareapplicatie (informatievoorziening) gaan gebruiken. Vervolgens neemt hij beslissingen over het organiseren van die informatie en hoe de informatievoorziening het beste tot stand komt (welke middelen zijn er voor effectieve en efficiënte ondersteuning). Want ook dat valt onder zijn verantwoordelijkheid. Ten slotte moet hij de pet van ict-manager opzetten om te bepalen welke technologie het beste aansluit op de voorliggende vraag.
Even los van alle goede bedoelingen zie je zelf ook dat bovenstaande werkwijze gedoemd is te mislukken omdat niemand specialist is, of kan zijn, op al die verschillende vlakken. Door de rollen strak te definiëren en te begrijpen wat de verschillen ertussen zijn, kun je voorkomen dat er in de praktijk problemen ontstaan.
Hoe dan wel?
Een goede dialoog is onontbeerlijk om samen succesvol te zijn, zeker wanneer er sprake is van veel ‘grijze gebieden’. Juist omdat taken en verantwoordelijkheden van ict en informatiemanagement aanleiding kunnen geven tot discussie. Denk hierbij aan overleg tussen de informatiemanager en leraren en/of het bestuur om vast te stellen wat de informatiebehoefte is en wat er nodig is voor het organiseren van de informatiestromen. Of aan overleg tussen informatiemanagers en medewerkers van de ict-afdeling.
Door de rollen strak te definiëren en te begrijpen wat de verschillen tussen de rollen zijn, kun je voorkomen dat er in de praktijk problemen ontstaan
Hulpmiddelen voor goed informatiemanagement op school
FORA
In de FORA (Funderend Onderwijs Referentie Architectuur) vind je uitgebreide modellen waarmee je processen binnen je school op een gestructureerde manier in kaart kunt brengen. De FORA richt zich op zeven gebieden (lees ook: Waar draagt de FORA aan bij). De FORA-wiki biedt informatie in detail, maar ook overzichten en schema’s die bruikbaar zijn in de gesprekken tussen de informatiemanager en het bestuur. Zie bijvoorbeeld het pdf-bestand met een overzicht van de FORA-modellen.
Om inzicht te krijgen in processen, activiteiten en typen systemen kun je rationeel bekijken of en hoe een activiteit wordt ondersteund met een systeem en of er dubbelingen in de systemen zijn. Zo ontstaat regie op applicaties. Kijk hiervoor bijvoorbeeld eens naar het proces voor applicatierationalisatie.
Ga naar de FORA-wiki:
- Informatiemanagement in de FORA
- Ict-ondersteuning in de FORA
- Informatiebeveiliging en privacy in de FORA
Aandachtspunten en tips
Het belang dat je school hecht aan het goed organiseren van informatiemanagement moet in verhouding staan tot de investeringen die hierin worden gedaan in de vorm van tijd, geld en middelen.
Zorg voor het goed beleggen van rollen, taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden. Dit kun je doen door uit te gaan van activiteiten die bijdragen aan de doelen van de school en vervolgens te kijken naar de informatiebehoefte die daarbij hoort. De FORA-modellen helpen je daarbij.
Meer lezen over dit onderwerp
- Informatiemanagement op school: taken en verantwoordelijkheden
- De internationale standaarden ITIL (voor ict-servicemanagement), ASL (voor functioneel beheer) en BISL (voor bedrijfsinformatiebeheer)
Zie ook
- Informatiemanagement op school – wat is het en waarom is het belangrijk?
- Informatiemanagement op school – doelen van de organisatie
- Informatiemanagement op school – taken en verantwoordelijkheden
- Informatiemanagement op school – het belang van informatiebeveiliging en privacy
- Informatiemanagement op school – inzicht in het applicatielandschap
- Informatiemanagement op school – de toegevoegde waarde van architectuur
- Informatiemanagement op school – inzicht in processen