- Uitleg
- |
- Informatiemanagement
- |
- po
- vo
De rol van ict binnen informatiemanagement
Informatiemanagement en ict worden nogal eens onder dezelfde noemer geschaard. En dat terwijl het echt om twee verschillende dingen gaat. In dit artikel in de reeks Informatiemanagement op school gaan we in op de specifieke rol van ict binnen informatiemanagement.
Door Okko Huising
Zoals we in het artikel ‘Taken en verantwoordelijkheden bij informatiemanagement‘ zagen, gaat de rol van informatiemanager over twee zaken:
- Het organiseren van informatie op basis van de informatiebehoeften uit de activiteiten van de school.
- De informatievoorziening.
Ict is een middel waarmee we deze zaken kunnen aanbieden en operationeel kunnen houden. Daarmee kunnen we de rol van ict omschrijven als: het faciliteren van informatie- en communicatieprocessen. Ofwel: informatiemanagement vertegenwoordigt de vraagkant, ict de aanbodkant.
Niemand kan alles weten
Doordat het verschil tussen de rol van informatiemanagement en die van ict niet altijd duidelijk is, worden ze vaak bij één en dezelfde persoon belegd. En bij kleinere scholen vervult één persoon beide rollen sowieso meestal.
Informatiemanagement vertegenwoordigt de vraagkant, ict de aanbodkant
In dit soort gevallen kan het volgende gebeuren: door gebrek aan tijd en capaciteit zal deze persoon uitdenken welke activiteiten op het gebied van onderwijs nodig zijn, en welke informatie hieraan ten grondslag ligt. Dat gebeurt dan zonder voldoende overleg met de mensen in de schoolorganisatie die de softwareapplicatie (informatievoorziening) gaan gebruiken. Vervolgens neemt hij beslissingen over het organiseren van die informatie en hoe de informatievoorziening het beste tot stand komt (welke middelen zijn er voor effectieve en efficiënte ondersteuning). Want ook dat valt onder zijn verantwoordelijkheid. Ten slotte moet hij de pet van ict-manager opzetten om te bepalen welke technologie het beste aansluit op de voorliggende vraag.
Even los van alle goede bedoelingen zie je zelf ook dat bovenstaande werkwijze gedoemd is te mislukken omdat niemand specialist is, of kan zijn, op al die verschillende vlakken. Door de rollen strak te definiëren en te begrijpen wat de verschillen ertussen zijn, kun je voorkomen dat er in de praktijk problemen ontstaan.
Voorbeeld: kritische vragen
Onderwijsdagen en -symposia zijn van die gelegenheden waarbij onderwijsmedewerkers vaak enthousiast worden gemaakt voor allerlei moderne, aantrekkelijk ogende apps. Hierdoor verliest men snel uit het oog waarvoor die apps nou echt kunnen worden gebruikt en welk doel ze moeten dienen. Op dit soort momenten is een informatiemanager nodig om hierover kritische vragen te stellen, zoals:
- Aan welk doel draagt deze app bij?
- Bestaat er voor dat doel misschien al een applicatie?
- Past het binnen ons ict-landschap (technisch en qua onderhoud en beheer)?
- Welke informatie wordt gebruikt binnen de applicatie en mag dat wel?
- Wat zijn de eenmalige, licentie- en implementatiekosten?
Hoe dan wel?
Een goede dialoog is onontbeerlijk om samen succesvol te zijn, zeker wanneer er sprake is van veel ‘grijze gebieden’. Juist omdat taken en verantwoordelijkheden van ict en informatiemanagement aanleiding kunnen geven tot discussie. Denk hierbij aan overleg tussen de informatiemanager en leraren en/of het bestuur om vast te stellen wat de informatiebehoefte is en wat er nodig is voor het organiseren van de informatiestromen. Of aan overleg tussen informatiemanagers en medewerkers van de ict-afdeling.
Voorbeeld: synergie in samenwerking
Je school heeft een leerlingadministratiesysteem (LAS) waarin de ouderbijdrage kan worden gefactureerd en een financieel systeem waarmee je kunt factureren. Welk systeem ga je waarvoor gebruiken en waarom? Als je deze vraag aan een informatiemanager stelt, dan zal het antwoord zijn dat het LAS is bedoeld voor het administreren van de leerlinggegevens. Het financiële systeem wordt ingezet om te factureren. De ict-manager gaat aansluitend kijken hoe de systemen goed met elkaar kunnen samenwerken, waarbij registratie van gegevens eenmalig plaatsvindt in het systeem dat daarvoor bedoeld is. Hoe dit er in een optimale situatie uitziet, kun je zien in de FORA-modellen (pdf).
Hulpmiddelen voor goed informatiemanagement op school
FORA
In de FORA (Funderend Onderwijs Referentie Architectuur) vind je uitgebreide modellen waarmee je processen binnen je school op een gestructureerde manier in kaart kunt brengen. De FORA richt zich op zeven gebieden. De FORA-wiki biedt informatie in detail, maar ook overzichten en schema’s die bruikbaar zijn in de gesprekken tussen de informatiemanager en het bestuur.
Om inzicht te krijgen in processen, activiteiten en typen systemen kun je rationeel bekijken of en hoe een activiteit wordt ondersteund met een systeem en of er dubbelingen in de systemen zijn. Zo ontstaat regie op applicaties. Kijk hiervoor eens naar het proces voor applicatierationalisatie.
Aandachtspunten en tips
Het belang dat je school hecht aan het goed organiseren van informatiemanagement moet in verhouding staan tot de investeringen in de vorm van tijd, geld en middelen.
Zorg voor het goed beleggen van rollen, taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden. Dit kun je doen door uit te gaan van activiteiten die bijdragen aan de doelen van de school en vervolgens te kijken naar de informatiebehoefte die daarbij hoort. De FORA-modellen helpen je daarbij.
Lees verder over de rol van ict binnen informatiemanagement
Lees verder over informatiemanagement op school
Netwerk Informatiemanagement po/vo
Het Netwerk Informatiemanagement po/vo is een netwerk voor ict-verantwoordelijken in het primair en voortgezet onderwijs. In het netwerk deel je kennis en ervaring met collega’s van andere scholen en werk je aan je eigen professionalisering.
Meld je aan voor het Netwerk Informatiemanagement