- Uitleg
- |
- Leermiddelen
Meer informatie bij het Stappenplan keuzeproces ELO/LMS
In dit artikel vind je achtergrondinformatie bij het Stappenplan keuzeproces ELO/LMS.
Meer informatie bij stap 1: hoe pakken we de keuze aan?
Voorbeelden van randvoorwaarden
- Inhoud: interactie tussen het proces van leren, de communicatie die nodig is hiervoor, en de organisatie van het leren. Deze drie onderdelen zijn de kern van het systeem.
- Uitvoerbaar: een ELO ondersteunt het onderwijs en vormt de basis van allerlei onderwijsprocessen. Denk aan factoren als functionaliteit, koppeling met andere programma’s, single sign on.
- Proces: afspraken over gebruik, inrichting en beheer, zodat er uniformiteit en herkenbaarheid is in het systeem, met daarin ruimte voor eigen invulling op locatie.
- Haalbaar: gefaseerde invoering, bijvoorbeeld per regio of locatie.
- Duurzaam: investering voor een langere termijn; we gebruiken het systeem lange tijd.
- In verbinding: de ELO’s werken nauw samen met de andere applicaties (administratie, toetsen, kantoorautomatisering, rapportage, etc.) om gegevens te ontsluiten en dubbele handelingen te voorkomen.
- Veilig: de ELO is een veilige omgeving qua informatiebeveiliging en privacy. Niet alleen volgens de letter van de wet, maar ook passend in een leer/werkomgeving met diverse kwetsbare gebruikersgroepen.
Meer over het opstellen van een opdrachtomschrijving
Zorg dat in de opdracht in elk geval de volgende vragen worden beantwoord:
- Welk product willen we aanschaffen en wat verstaan we daar precies onder?
- Willen we een ELO/LMS aanschaffen, of gaat onze voorkeur uit naar een totaalpakket waarvan dit product een onderdeel is?
- Welk budget is beschikbaar voor het aankopen van een nieuw product?
Als de antwoorden op deze vragen nog niet helder zijn, worden ze deel van de voorbereidende fase in het keuzeproces. In deze publicatie richten we ons op het keuzeproces met betrekking tot een LMS/ELO, niet op een totaalpakket. De richtlijnen die we hier verstrekken, kunnen natuurlijk ook nuttig zijn voor het keuzeproces met betrekking tot een totaalpakket.
Meer over het samenstellen van een werkgroep
De ideale werkgroep is divers samengesteld: elk lid heeft zijn eigen invalshoek en expertise. Denk aan leraren, de ict-coördinator, inkoper, schoolleider/bestuurslid. Gezamenlijk kan er dan een goed onderbouwde keuze worden gemaakt. Naast de werkgroep kunnen vanzelfsprekend meer collega’s betrokken worden om het draagvlak voor de uiteindelijke keuze nog groter te maken. Denk aan het uitvoeren van een enquête over de ervaringen met de huidige applicatie onder alle docenten, of het houden van behoefteinterviews met leerlingen.
De volgende punten helpen een werkgroep om de keuze samen zo goed mogelijk te kunnen maken:
1. Zorg voor een gebalanceerde samenstelling
Denk bij het inrichten van de werkgroep aan de volgende rollen:
- leraren uit verschillende leerjaren en leerniveaus
- (bovenschoolse) ict-coördinatoren
- inkoper
- schoolleider
- bestuurslid
Niet al deze rollen zijn in elke school belegd, of misschien is er niet bij al deze collega’s tijd om deel te nemen aan de werkgroep. Dan is het belangrijk dat ten minste één afgevaardigde van elke belangrijke gebruikersgroep, de eindverantwoordelijke/beslisser en de beoogde eigenaar deel uitmaken van de werkgroep. Soms kunnen rollen ook overlappen, zoals bijvoorbeeld de beoogde eigenaar, die vaak de ict-coördinator of inkoper is. Vergeet niet om ook input van leerlingen op te halen.
2. Zorg dat er tijd wordt vrijgemaakt
Krijgen de leden van de werkgroep voldoende tijd om dit keuzeproces te doorlopen? Dan zullen waarschijnlijk meer mensen bereid zijn om deel te nemen aan de werkgroep.
Meer over het maken van een planning
Begin met een initiële planning die belangrijke mijlpalen bevat en deel deze met de opdrachtgever. Houd regelmatig bijeenkomsten na elke deadline om de voortgang te bespreken. Dit helpt ook om jezelf te motiveren om elke stap op tijd af te ronden.
Heb je weinig tijd? Concentreer je dan in eerste instantie op de opdrachtomschrijving, randvoorwaarden en een globale planning met belangrijke deadlines.
Zo kun je de scope scherper krijgen
Zoek informatie over de volgende vragen en deel deze met de werkgroep:
- Welke functionaliteiten vallen binnen de scope van een ELO/LMS?
- Zit daar verschil tussen?
- Welke klas- en schoolorganisatieprocessen moet de ELO/LMS ondersteunen?
- Wat zijn de mogelijke voordelen van de ELO/LMS?
- Is er (inter)nationaal onderzoek gedaan naar ELO/LMS-systemen?
Meer informatie bij stap 2: wat past bij ons?
Meer tips om tot goede criteria te komen
Er zijn veel verschillende soorten ELO’s/LMS’en op de markt. Niet al deze producten voldoen aan de randvoorwaarden en criteria die jouw school heeft opgesteld. Bekijk de verschillende producten en onderzoek hoe deze producten passen bij jullie randvoorwaarden en criteria. Neem de tijd om:
- een beeld te krijgen van de huidige markt op het gebied van LMS/ELO;
- inzicht te krijgen in een aantal potentiële leveranciers;
- te voorkomen dat er onnodige eisen worden geformuleerd waaraan de markt niet kan of wil voldoen, of dat wensen en eisen worden geformuleerd die een doelmatige oplossing in de weg staan;
- een aantal uitgangspunten en vraagstukken te toetsen die richting geven aan de vorm en omvang van een eventueel vervolgtraject.
Informatiebronnen voor de marktconsultatie
1. De leveranciers zelf
- Website van de leverancier: op de websites van de leveranciers vind je vaak uitgebreide productbeschrijvingen, technische specificaties, prijsopties en details over beschikbare ondersteuning.
- Proefaccounts: sommige leveranciers bieden proefaccounts aan, waarmee je tijdelijk een demonstratieomgeving van hun product kunt uitproberen.
- Productpresentaties: overweeg om verschillende leveranciers uit te nodigen om hun producten te demonstreren op jullie school, specifiek voor de werkgroep die verantwoordelijk is voor het toetsen van de producten aan de hand van jullie vastgestelde criteria.
- Beurzen en evenementen: op beurzen en evenementen kun je meerdere producten met elkaar vergelijken, livedemonstraties bijwonen en direct vragen stellen aan de vertegenwoordigers van de leveranciers. Dit geeft je een breder inzicht in de beschikbare opties.
2. Andere gebruikers
- Andere scholen die hetzelfde product gebruiken: ervaringen van andere scholen kunnen waardevolle inzichten geven in hoe het product presteert in een vergelijkbare onderwijsomgeving. Deze ervaringen kunnen helpen bij het identificeren van zowel potentiële uitdagingen als succesfactoren.
- Online fora en gebruikersgroepen: online fora en gebruikersgroepen geven je toegang tot ervaringen en beoordelingen van andere gebruikers. Dit kan waardevolle inzichten opleveren met betrekking tot de dagelijkse bruikbaarheid van het product en de mate van ondersteuning die de leverancier biedt.
3. Onafhankelijk advies
- Onafhankelijke/externe adviseurs: overweeg de mogelijkheid om een externe adviseur in te huren, zelfs al is het voor een beperkte tijd of voor specifieke vragen. Externe adviseurs bieden vaak een onpartijdig oordeel en kunnen helpen de beschikbare opties zorgvuldig te vergelijken.
- Reviewwebsites: er zijn adviseurs die verschillende applicaties vergelijken en de voor- en nadelen op een rijtje zetten. Hoewel dit nuttig kan zijn, is het belangrijk om deze informatie te vertalen naar jullie specifieke situatie en onderwijsvisie.
Weinig tijd?
Je hoeft niet alle deze tips voor een marktconsultatie op te volgen. Onderzoek toont aan dat het bekijken van websites van leveranciers, presentaties van producten door enkele leveranciers en het spreken met andere scholen over hun ervaringen, de meeste informatie oplevert.
Meer over de beoordeling van producten
Beoordeel elk product afzonderlijk aan de hand van de vastgestelde criteria en randvoorwaarden:
- Stel de plus- en minpunten van elk product vast.
- Gebruik, indien mogelijk, een scoresysteem waarbij de verschillende eisen, wensen en randvoorwaarden een bepaalde weging krijgen.
- Bespreek de beoordelingen met de werkgroep en selecteer samen de producten die het best scoren.
- Stel een overzichtelijke shortlist samen. Noteer in deze lijst de reden voor de selectie van elk product, evenals eventuele bezorgdheden of aandachtspunten.
Meer informatie bij stap 5: gebruik in de klas
Meer over het bepalen van impact
Denk bij het bepalen van impact aan:
- Gegevensoverdracht: welke gegevens moeten worden overgezet van het oude product naar het nieuwe? Biedt de leverancier hierbij ondersteuning aan, of is dit de verantwoordelijkheid van de school? Hoe veel tijd zal de overdracht kosten en wat betekent dit voor de planning?
- Techniek en infrastructuur: welke technische veranderingen brengt de invoering van het nieuwe product met zich mee? Is er nieuwe software nodig? Welke koppelingen moeten (opnieuw) worden ingesteld? Biedt de leverancier ondersteuning, of is de technische invoering van het product de verantwoordelijkheid van de school?
- Gebruik: is het nieuwe product gemakkelijk en intuïtief te gebruiken, of heeft het complexe functionaliteiten? Bepaal of het nodig is om gebruikers een training van de leverancier te laten volgen of handleidingen op te stellen.
- Ondersteuning: welke ondersteuning biedt de leverancier gedurende het jaar? Bepaal waar gebruikers terecht kunnen met vragen.