De Aloysius Stichting verzorgt op 59 locaties onderwijs voor 3.500 leerlingen in het s(b)o en vso, en heeft 1.000 medewerkers. Ruud van de Rakt, senior adviseur en programmamanager, en Thomas Reterink, directeur financiën en bedrijfsvoering, vertellen hoe het bestuur van Aloysius met slim organiseren kosten heeft bespaard.

Wat was de aanleiding voor de Aloysius Stichting om processen te herzien?

"Ons ideaal is om leerlingen en medewerkers tijd- en plaatsonafhankelijk te laten leren en werken. Dat was het uitgangspunt bij het vertalen van onze onderwijsvisie naar de uitrol van ict binnen onze organisatie", zegt Van de Rakt.

Implementatie van ict in het onderwijs kan veel geld kosten, maar door slim organiseren kunnen kosten worden bespaard © Sijmen Hendriks/Hollandse Hoogte

"Tijd- en plaatsonafhankelijk onderwijs is nu nog toekomstmuziek, maar het is een ideaal. Om dit ideaal te bereiken zijn grote investeringen nodig. En om bekostiging daarvan toch mogelijk te maken, hebben we diverse zaken centraal opgelegd aan onze scholen."

Wat is een voorbeeld van een proces dat centraal geregeld is?

"Als bestuur proberen we onze leerkrachten maximaal te ondersteunen. Dit begint met goede apparatuur. Wij hebben van bovenaf besloten dat alle leerkrachten en leerlingen gebruik maken van Apple-producten. Dit kan een iPhone, iPad of MacBook zijn. Doordat dit centraal is bepaald, kunnen we volume creëren en dit drukt de prijs", zegt Van de Rakt.

Heeft deze aanpak ook invloed op andere, bijbehorende kosten?

"Ja, we realiseren ook aanzienlijk lagere onderhouds- en beheerkosten. Apple-apparatuur heeft na 3 jaar een aanzienlijke restwaarde. Dit maakt het gebruik van Apple-producten prijstechnisch aantrekkelijk.  

Daarnaast kunnen medewerkers hun devices na 3 jaar via de leverancier terugkopen. Hier wordt veel gebruik van gemaakt. En daardoor verdient de aanvankelijke investering zich deels terug."

Welke rol heeft het schoolbestuur nu nog?

"Leiderschap tonen blijft voor het succes van ons beleid van groot belang. Zo eisen we dat iedere 3 jaar afgeschreven devices worden vervangen. Veel scholen zijn geneigd deze termijn op te rekken, maar dat leidt tot complicaties en hogere beheerskosten", stelt Van de Rakt.  

"Daarom zeggen wij: na 3 jaar verplicht oude spullen vervangen. Deze manier van werken heeft binnen de organisatie wel eens verzet opgeleverd, en dat is prima. Dan geldt: 'comply or explain'. Wanneer iemand om gegronde redenen bezwaar heeft, staan we hier als bestuur altijd voor open."  

Zijn er nog andere manieren waarop jullie besparingen hebben gerealiseerd?

"We hebben bijvoorbeeld kosten bespaard op printen. Aanvankelijk betrof printen een kostenpost van bijna 1 miljoen euro per jaar. Door een aantal maatregelen hebben we dit met 75 procent teruggebracht naar ongeveer een kwart van de oorspronkelijke kosten", vertelt Thomas Reterink.  

Hoe hebben jullie de kosten van printen verlaagd?

"We hebben dit gerealiseerd door een verandering in het printgedrag van onze medewerkers te bewerkstelligen. Dat begon met een pilot. We proberen onze medewerkers te verleiden om minder te printen. Dat doen we door belangrijke documenten te digitaliseren, het digitaal zetten van handtekeningen in te voeren en door slimme software aan printers toe te voegen. Zo is de overdracht van (leerling)dossiers inclusief behandelplannen volledig digitaal.  

We hebben medewerkers ook gestimuleerd om minder te printen: print alleen dat wat je echt nodig hebt. Verder vragen we alleen in kleur te printen wanneer dit echt nodig is. Ook lopende contracten hebben we nog eens tegen het licht gehouden en waar nodig vernieuwd", zegt Reterink.

"De vrijgekomen middelen kunnen we investeren in ons ideaal: het verwezenlijken van tijd- en plaatsonafhankelijk onderwijs."

Bastiaan Vader is projectadviseur bij Kennisnet.

Deel Zo bespaar je kosten door ict op school slim te organiseren

Delen
  • LinkedIn
  • Twitter
  • Facebook
  • Google+
  • E-mail
  • Terug