Dat het niet altijd goed gaat met de overdracht van leerlingdossiers, ervaarde René van Arnhem, hoofd ict van het Bonhoeffer College in Enschede. De afgelopen jaren heeft hij geprobeerd de gegevensoverdracht in goede banen te leiden. Van Arnhem: "De overdracht liep tot vorig jaar niet goed. Informatie ontbrak of het was moeilijk de gegevens in ons eigen systeem te krijgen."

Het is ook de ervaring van kwaliteitsmedewerker Johanna te Biesebeek van Consent, de stichting die alle 32 openbare basisscholen beheert in de gemeenten Enschede, Oldenzaal, Losser en Dinkelland. "We liepen tegen dezelfde knelpunten aan. Dossiers stonden niet goed klaar en gegevens klopten niet. Leerkrachten werden toen benaderd door verschillende personen van verschillende vo-scholen. Uiteindelijk hebben veel leerkrachten besloten de gegevens met de post op te sturen om zeker te weten dat het goed bij de betreffende school terechtkomt."

Als leerlingen overstappen van de lagere naar de middelbare school, worden er leerlingdossiers uitgewisseld tussen scholen. Steeds meer scholen gebruiken daarvoor de Overstapservice Onderwijs
Als leerlingen overstappen van de lagere naar de middelbare school, worden er leerlingdossiers uitgewisseld tussen scholen. Steeds meer scholen gebruiken daarvoor de Overstapservice Onderwijs © Marcel van den Bergh/Hollandse Hoogte

Waar kan het beter?

Samen met de ict-coördinator van het Stedelijk Lyceum in Enschede startten Van Arnhem en Te Biesebeek vorig jaar een project om een en ander beter te stroomlijnen. Van Arnhem: "Waar ligt het aan dat het niet goed gaat? Hoe kunnen we ervoor zorgen dat het beter gaat? Dat waren vragen waar we antwoorden op wilden vinden."

Op een van de basisscholen bekeken ze uitgebreid hoe het proces precies verloopt. Van Arnhem: "Vanuit die bevindingen zagen we onder meer dat handleidingen vaak onvoldoende waren, of niet goed werden gehanteerd. Met een goede handleiding kunnen scholen de gegevens goed klaar zetten."

Te Biesebeek maakte een handboek en stuurde die naar de scholen. "Stapsgewijs, zo kon het niet meer misgaan. Dat heeft heel positief uitgepakt. In 98 procent van de gevallen gaat het nu goed." Ook waren er technische problemen waardoor niet alles optimaal werkte. Te Biesebeek: "Vooral het meesturen van bijlagen bleek lastig. We begrepen toen dat we bij ons leerlingvolgsysteem een speciale bestandsopslagmodule nodig hadden. Toen ging het versturen stukken beter."

Tot slot waren er procedurele obstakels, externe factoren waardoor je als school niet over de juiste informatie beschikt. Denk aan ouders die een BSN-nummer van een leerling niet goed of niet tijdig invullen, of geen toestemming geven over de overdracht. De formulieren zijn daarom aangepast en in de toekomst moeten die ook digitaal worden. Van Arnhem: "Het resultaat mag er zijn. Van tweehonderd dossiers zijn het nu vijftig dossiers die via de koppeling niet goed overkomen. Dat is dan om verklaarbare redenen."

Scholen stappen over op OSO

Jaarlijks maken 200.000 leerlingen de overstap van basisonderwijs naar voortgezet onderwijs. Afgelopen schooljaar heeft vijftig procent van de scholen daarbij gebruik gemaakt van Overstapservice Onderwijs (OSO), een van de diensten van Kennisnet. De helft van het totaal aantal dossiers werd zo digitaal overgedragen van basisschool naar vo-school.

Marjan Frijns, productmanager OSO bij Kennisnet, ziet ook nog wel dat gegevens via papier worden overgedragen. "Dan moet alles worden overgetypt bij de nieuwe school en dit betekent veel werk en ook extra kans op fouten." Veel scholen maakten daarom gebruik van DOD (Digitale Overdracht Dossier). "DOD is inmiddels echter verouderd en scholen stappen dit jaar over op OSO", zegt Frijns.

"Met OSO is de gegevensoverdracht gegarandeerd veilig en wordt de privacy van leerlingen gewaarborgd. Voor scholen die starten met OSO is het nog wennen, maar uiteindelijk moet het makkelijker en efficiënter zijn."

Vroegtijdig fouten ontdekken

Volgens Frijns is het belangrijk om het overstapproces én OSO binnen de regio goed te organiseren. Het helpt als scholen duidelijke afspraken maken over de planning van het overstapproces en over welke gegevens ze overdragen.

"De meeste informatie die scholen gewend zijn over te dragen zit standaard in het overstapdossier. Scholen maken soms aparte afspraken over de meer zachte informatie die per regio verschilt, bijvoorbeeld over de houding van leerlingen. Samenwerken binnen de regio ligt in de lijn van Passend onderwijs en bevordert soepele overdracht met OSO."

In Enschede is ook uitgebreid naar de bestandsnamen gekeken. Van Arnhem: "Met namen als 'verslag 1' en 'verslag 2' kunnen we niet veel. Dan moet je alle bestanden openen om te zien om welke toets het gaat. We hebben nu afspraken gemaakt over de bestandsnamen."

Van Arnhem en Te Biesebeek zijn het ermee eens dat basisscholen ervoor moeten proberen te zorgen dat alle gegevens goed zijn bij het aanmelden van een leerling. "Vroegtijdig fouten ontdekken, dat zou fijn zijn", zegt Van Arnhem. "Daarvoor moet je gegevens tijdig checken en daar gaat het nu soms nog mis."

Veel overleg belangrijke succesfactor

Veel overleg met de vo-coördinatoren is volgens Te Biesebeek een belangrijke succesfactor. "We hebben nu ook afgesproken dat bij de vo-scholen één ict'er inventariseert welke dossiers niet goed zijn en dat alleen die persoon de betreffende basisscholen benadert. Alles is nu beter gestroomlijnd en dit jaar gaat het stukken beter."

Meer weten over de Overstapservice Onderwijs? Kijk op de website overstapserviceonderwijs.nl.

Dit artikel verscheen eerder in PrimaOnderwijs.

Tefke van Dijk is freelance journalist.

Deel Veilig en gemakkelijk leerlingdossiers overdragen: zo regel je dat

Delen
  • LinkedIn
  • Twitter
  • Facebook
  • Google+
  • E-mail
  • Terug