Het inkopen van ict is een taak van elk schoolbestuur: van wifi-netwerk tot digitaal lesmateriaal. Het PDCA-stappenplan is uitgewerkt in de nieuwe brochure 'Slim ict inkopen in het onderwijs.' Het helpt schoolbesturen met een goede voorbereiding van het inkoopproces, wat uiteindelijk leidt tot goede inkoop. Het PDCA-stappenplan staat voor 'plan', 'do', 'check' en 'act'.

Investeer in een investeringsplan en inkoopbeleid

Dit stappenplan laat duidelijk zien dat het belangrijk is om tijd te investeren in het opstellen van een investeringsplan en inkoopbeleid. En om het beleid vervolgens uit te voeren door in te kopen, en de resultaten te evalueren - net als de contracten en het proces. Op basis van deze evaluatie kan het schoolbestuur het inkoopbeleid en investeringsplan aanpassen en het 'nieuwe' beleid en investeringsplan vaststellen voor de komende jaren. 

Brochure 'Slim ict inkopen in het onderwijs'
Brochure 'Slim ict inkopen in het onderwijs' © Richard Brocken / Hollandse Hoogte

Plan-fase

Een overzicht van de belangrijkste fases. In de 'plan-fase' verzamelt het schoolbestuur gegevens voor een goed inkoopbeleid. Ook weet het bestuur wat er moet worden ingekocht op korte en lange termijn. Het Vier in balans-model helpt scholen met een goede interne inventarisatie. Het oprichten van een werkgroep - van leraren en ict-coördinatoren- zorgt ervoor dat duidelijker wordt waar binnen de school behoefte aan is. Vervolgens kan het bestuur een inkoopbeleid en investeringsplan opstellen.

Do-fase

In deze fase onderzoekt het schoolbestuur de producten die op de markt zijn. Het aanbod moet goed worden vergeleken. Gesprekken met leveranciers kunnen zinvol zijn. Bij deze oriëntatiefase hoort ook het bepalen van de financiële consequenties van bepaalde keuzes. Als schoolbestuur moet je zorgen voor de juiste voorwaarden van de ict-toepassing, zonder jezelf te laten verleiden door hoge kortingen. Ook is het verstandig gefaseerd in te kopen, zodat je kunt kijken hoe een toepassing bevalt. Mocht een schoolbestuur niet de specifieke inkoopexpertise hebben, dan is het handig om een professionele externe partij te vragen bij het inkoopproces.

Check-fase

In de 'check-fase' evalueert het schoolbestuur of de aangeschafte producten en diensten aansluiten bij de behoefte van je school. Deze behoefte, eerder in de 'plan-fase' beschreven, en terug te vinden in het inkoopbeleid en het investeringsplan. Ook kijkt het schoolbestuur eens per jaar kritisch naar de uitgaven. Zo voorkom je onnodige kosten. Een schoolbestuur wist op jaarbasis bijvoorbeeld 50.000 euro te besparen door te bepalen dat op scholen standaard nog zwart-wit werd geprint. 

Act-fase

In deze laatste fase bekijkt het schoolbestuur of het inkoopbeleid en investeringsplan moet worden aangepast. Zo weet je als schoolbestuur zeker of je een goede keuze hebt gemaakt op basis van vraag en aanbod en ben je voorbereid op het volgende inkooptraject.

Downloads

Deel Slim ict inkopen in het onderwijs

Delen
  • LinkedIn
  • Twitter
  • Facebook
  • Google+
  • E-mail
  • Terug