Alle scholen kunnen gebruikmaken van OSO. Het succes van OSO is afhankelijk van goede regionale afspraken. Zoetermeer is dit schooljaar volledig overgestapt op OSO. Drie betrokkenen vertellen over hun ervaringen.

Privacy waarborgen

Jarenlang werkten alle scholen in Zoetermeer met het Digitaal Overdracht Dossier (DOD). Dit schooljaar stapten ze allemaal over op OSO. Met als belangrijkste reden: de privacy beter waarborgen.

"Met DOD maak je een bestand dat de school vervolgens naar binnen haalt", aldus Koos van den Bogaard, directeur Informatie Centrum Onderwijs Zoetermeer (ICOZ). "Dat is minder veilig dan hoe OSO werkt. Van papieren uitwisseling was sowieso al geen sprake meer, alles ging al digitaal. DOD functioneerde prima, maar de overstap was nodig om op de meest optimale veilige manier gegevens over te dragen."

Stroomlijnen in tijd

Op de leerlingenadministratie van het Oranje Nassau College (ONC) werken ze met het regionaal platform Onderwijs Transparant (OT). Medewerkers Mirjam Hut en Ellen van Looij haalden via dat platform een pdf op met leerlinggegevens. Deze pdf werd op een beveiligde schijf geplaatst. Vervolgens importeerden zij het dossier in Magister.

Overstapservice-Onderwijs-samenwerking-belangrijk
Als leerlingen overstappen van de lagere naar de middelbare school, worden er leerlingdossiers uitgewisseld tussen scholen. Steeds meer scholen gebruiken daarvoor de Overstapservice Onderwijs © Rodney Kersten / Kennisnet

"Die uitwisseling werkte goed, maar een pdf ophalen is niet zo veilig", zegt Hut. "Vanwege die veiligheidsaspecten moesten we overstappen op OSO. We hebben wel wat opstartproblemen gehad omdat nog niet alles goed was ingericht op OSO."

Bij de overdracht van leerlingdossiers hebben scholen te maken met verschillende systemen. Van den Bogaard: "Bij de overdracht ontdekten we dat diverse instellingen niet goed waren. Gelukkig kwamen we daar snel achter en het probleem was dezelfde dag nog verholpen."

In samenwerking met Kennisnet besloot Informatiecentrum Onderwijs Zoetermeer (ICOZ) in kaart te brengen welke systemen werden gebruikt en hoe je alles stroomlijnt in de tijd. "Dat was nog niet zo eenvoudig", aldus Van den Bogaard. "Wat doe je precies en hoe doe je dat? Wanneer moet wat gebeuren en waar liggen wiens verantwoordelijkheden? Daar ging het om. Kennisnet heeft daar goed bij geholpen."

Format voor handleiding

ICOZ heeft te maken met veel verschillende partijen: 40 basisscholen en 7 locaties voor voortgezet onderwijs. En dus ook verschillende systemen. Jaarlijks stappen zo'n duizend leerlingen over naar een andere school. Een stuurgroep heeft alles goed bekeken, doorgesproken en de achterban geïnformeerd.

"Kennisnet leverde een format voor de handleiding, maar het heeft nog wel wat tijd gekost om die eigen te maken" , aldus Van den Bogaard. "Voor de zorgcoördinatoren en administratief medewerkers op de vo-scholen hebben we een instructiebijeenkomst georganiseerd. Het was goed om alles met elkaar af te stemmen, en om het systeem samen te zien." 

Goede uitwisseling

Hut had een jaar eerder op een andere school al ervaring opgedaan met OSO. Voor haar collega Van Looij was het allemaal nieuw. Zij volgde een cursus via ICOZ. "OSO lijkt veel op de manier die we kennen, maar toch was de ICOZ-cursus over het inlezen van gegevens vanuit Onderwijs Transparant (OT) erg handig. De overdracht verliep vrij goed, gelukkig was Mirjam er al in thuis."

Hut benadrukt het belang van goede uitwisseling tussen OT en het schoolsysteem waar je mee werkt. "Iedereen moet er op dezelfde manier mee werken, zowel po-scholen als vo-scholen. Je moet gegevens op dezelfde plek zetten en daarbij dezelfde schrijfwijze gebruiken. Doe je dat niet, bijvoorbeeld met plaatsnamen en telefoonnummers, dan raakt het systeem vervuild en krijg je foutmeldingen." 

"Voor een eenduidige manier van werken is regionale samenwerking noodzakelijk. Dat blijft een belangrijk punt van aandacht: samenwerking tussen po-scholen en vo-scholen, zodat de dossiers uniform worden aangeleverd." Meer weten over OSO? Kijk op overstapserviceonderwijs.nl

 

 

Deel Overstapservice Onderwijs: 'Samenwerking tussen scholen belangrijk'

Delen
  • LinkedIn
  • Twitter
  • Facebook
  • Google+
  • E-mail
  • Terug