Zonder OSO moeten scholen alle leerlinggegevens vaak handmatig invoeren en versturen als losse bestanden, via mail of met een usb-stick. Gebruik je OSO, dan gaat de overdracht digitaal. Digitale overdracht gaat niet alleen makkelijker en sneller, ook de kans op fouten is hierdoor kleiner.

Met OSO verstuur je alleen gegevens die je mag versturen, zodat je voldoet aan de privacywetgeving. Tot slot is de overdracht van gegevens gegarandeerd veilig. OSO zorgt namelijk voor een eenmalige en beveiligde verbinding tussen scholen en systemen. 

Met Overstapservice Onderwijs (OSO) wisselen scholen ieder jaar gegevens van duizenden leerlingen eenvoudig en op een veilig manier uit.

'Het scheelt een hoop werk'

Rianne Maas werkt als zorgcoördinator en leraar op IVO Deurne. Als ze voor een leerling extra ondersteuning wil aanvragen bij het samenwerkingsverband, maakt ze een koppeling tussen Magister en Onderwijs Transparant (OT).

"Alle gegevens uit het OSO-dossier en de NAW-gegevens van een leerling komen dan automatisch in OT. Ik moet aanklikken welke documenten interessant zijn, de gegevens nalopen en het waarom van de aanvraag aangeven. Dan begint mijn eigenlijke werk: omschrijven van de ondersteuningsbehoefte, bevorderende en belemmerende factoren, ingezette hulp en resultaten, adviesvraag, enzovoort", aldus Maas.

Gemiddeld gaat het om een aanvraag per maand, en daarmee is het geen automatisme. "Onze IT'er heeft een stappenplan gemaakt en die pak ik er altijd bij. Met die handleiding weet ik precies welke knopjes ik moet indrukken. Het is niet ingewikkeld maar je moet het even weten."

Zonder OSO-dossier moet het op de 'ouderwetse' manier. "Dat betekent knippen en plakken, gegevens overtypen en documenten downloaden en uploaden. Het scheelt een hoop werk als ik dat niet hoef te doen", vindt Maas.

'Het is een stuk veiliger'

Op het Jan van Brabant College in Helmond werken ze met Somtoday en Onderwijs Transparant (OT). Sinds vorig schooljaar gebruiken ze OSO niet alleen voor de overdracht van dossiers van primair onderwijs naar voortgezet onderwijs, maar ook voor zorgdossiers die naar het samenwerkingsverband gaan. Zorgcoördinator Elly Stouten zet het bestand klaar in Somtoday en kan het vervolgens inlezen in OT. Daarna kan ze het dossier verder aanvullen, bijvoorbeeld met specifieke vragen.

Jaarlijks verstuurt Stouten nu tussen de tien en twintig dossiers naar het samenwerkingsverband. "In het begin werkte de koppeling niet zo goed, maar dat probleem was gelukkig snel opgelost. Nu bespaart het me veel tijd. Eerst moest ik alles handmatig invoeren vanuit losse bestanden. Nu moet ik slechts een paar dingen aanvullen en ik kan bepalen welke documenten ik aan een dossier hang."

De aanvragen verlopen via OSO niet alleen makkelijker maar ook veiliger. "Het is een stuk veiliger dan een bestandje opvragen bij een collega en dat per mail doorsturen. Op deze manier kan niemand in mijn mailprogramma op zoek gaan naar gegevens van leerlingen."

Welk systemen en welke gegevens?

Het versturen van SWV-dossiers kan via de leerlingadministratiesystemen EDUscope, Magister, Somtoday en sinds dit jaar ook ParnasSys. Het samenwerkingsverband moet werken met een van de volgende systemen: Grippa, Indigo, Kindkans, LDOS, TOP dossier of Onderwijs Transparant (1Loket Module). Andere systemen kunnen mogelijk ook aansluiten op OSO.

Een SWV-dossier bevat net als het overstapdossier alle generieke informatie van het onderwijskundig rapport (OKR), zoals administratieve gegevens, zorggegevens, begeleidingsgegevens en informatie over leerresultaten van de leerling. Het verschil tussen het aanvraag SWV-dossier en het overstapdossier is dat het SWV-dossier geen persoonsgebonden nummer (PGN) bevat als een BSN of onderwijsnummer van de leerling.

Meer informatie

Meer weten over OSO en ondersteuningsaanvragen? Kijk op overstapserviceonderwijs.nl

Deel Ondersteuningsaanvragen en OSO: wat levert het op?

Delen
  • LinkedIn
  • Twitter
  • Facebook
  • Google+
  • E-mail
  • Terug