Alleen al in het middelbaar beroepsonderwijs worden op jaarbasis ongeveer 1,1 miljoen documenten ondertekend. Als deze digitaal kunnen worden ondertekend, levert dat een forse besparing op; zo zijn er minder kosten voor papier en printen. Ook werkt digitale ondertekening eenvoudig en snel, zowel voor medewerkers als voor studenten.

Kennisnet, saMBO-ICT en SURF hebben samen met Wellantcollege, ROC de Leijgraaf, Horizon College en MBO Utrecht gekeken naar verschillende facetten rondom digitaal ondertekenen van de onderwijsovereenkomst (OOK) en de praktijkovereenkomst (POK).

In het project 'Proof of Concept digitaal ondertekenen mbo' zijn onder andere de methoden voor bijvoorbeeld authenticatie onderzocht. De bevindingen staan in de brochure 'digitaal ondertekenen in het mbo'.

Een leerlinge in de klas die op haar mobiel een document digitaal ondertekend
Digitale ondertekening werkt eenvoudig en snel, zowel voor medewerkers als voor studenten © Kennisnet/Dirk-Jan Visser

Aandachtspunten voor scholen

Het project levert een aantal belangrijke aandachtspunten op voor scholen. De wet- en regelgeving is in januari 2016 aangescherpt met de meldplicht datalekken. Op Europees niveau zijn nieuwe afspraken vastgelegd in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), die per 25 mei 2018 ook van toepassing is op scholen. Er wordt in de AVG meer nadruk gelegd op de verantwoordelijkheid van organisaties; zij moeten kunnen aantonen dat zij zich aan de wet houden (accountability). De brochure geeft advies aan scholen.

Eisen aan digitaal ondertekenen

In het project zijn de eisen bekeken die  gaan over de digitale ondertekening van de onderwijs- en de praktijkovereenkomst.

Ervaringen met digitaal ondertekenen

Hoe de implementatie van digitaal ondertekenen in de praktijk werkt, is eveneens onderzocht. ROC De Leijgraaf is bijvoorbeeld in mei 2016 gestart met de digitale ondertekening van de onderwijsovereenkomst. Eustaach van Lent, manager Informatievoorziening en Cursusadministratie: "Het mooie is dat de overeenkomst binnen een dag door een kwart van de studenten was ondertekend. Na een week was dat gedaan door 68% en na twee weken door 87% van de studenten. Dit percentage is hoger dan bij de ondertekening op papier. Eventuele vertraging zit in het (opnieuw) aanvragen van de DigiD. Problemen die we voorzien hadden, bleken er niet te zijn. Zo hebben studenten geen bezwaar tegen de ondertekening met DigiD en zien virusscanners en studenten de mail met de digitale versie van de overeenkomst niet als spam."

Hulp bij informatiebeveiliging

Wil je als mbo-instelling weten of de informatiebeveiliging en privacy goed geregeld is? Hiervoor hebben Kennisnet en saMBO-ICT een toolkit ontwikkeld: het framework ibp in het mbo.

In de Hoe? Zo! publicaties over Privacy en Informatiebeveiliging worden alle aspecten hiervan uitvoerig belicht. Deze zijn terug te vinden bij het netwerk Informatiebeveiliging en Privacy op de website van saMBO-ICT. Op deze site is ook meer te lezen over de mogelijkheden op het gebied van digitaal ondertekenen

Downloads

Deel Implicaties van het digitaal ondertekenen voor mbo-instellingen

Delen
  • LinkedIn
  • Twitter
  • Facebook
  • Google+
  • E-mail
  • Terug