Om het IBP-beleid te maken en dit te vertalen naar de werkvloer, schakelden de schoolbesturen Dynamiek, Prisma en SVOP adviseur Arno Coenders in om hen daarbij te helpen.

"Nieuw IBP-beleid formuleren bleek geen klusje van een paar dagen", vertelt Coenders. "Er moet veel worden geregeld en het heeft invloed op alle lagen van de organisatie. Een van de eerste dingen die ik raadpleegde was de Aanpak IBP, dat is een goed hulpmiddel.

"Daarnaast besloten we een versnellingsvraag in te dienen bij de PO-Raad en Kennisnet. We zijn tenslotte niet de enige schoolbesturen die tegen dit vraagstuk aanlopen. 

Medewerkers moeten hun directe handelen aanpassen aan de nieuwe privacywetgeving. IBP-beleid helpt hierbij. © Rodney Kersten / Kennisnet

"Het idee was om het hele traject dat wij doorlopen, te beschrijven. We lopen tegen bepaalde dingen aan en hebben vragen. Daarvoor proberen we oplossingen te bedenken die ook andere schoolbesturen kunnen gebruiken.

"De focus lag in eerste instantie op het formuleren van het beleid. Dat heeft een hele trits aan documenten opgeleverd: protocollen, richtlijnen, beleidsstukken, informatiebrieven et cetera."

IBP-beleid in de klas

Met alleen beleid ben je er nog niet. Het moet een plek krijgen in de scholen zelf. Het zijn de medewerkers die ermee aan de slag moeten. Zij moeten hun directe handelen aanpassen aan de nieuwe wetgeving. Op de scholen van deze drie besturen worden informatiebijeenkomsten gehouden over welke praktische maatregelen leraren moeten nemen in de klas.

"Er blijken veel vragen te zijn", vertelt Coenders. "Mag ik nog wel een verjaardagskalender met foto's van leerlingen in de klas hangen? Wat doe ik met lijstjes van ouders met hun telefoonnummers? Mogen de foto's van schoolreisjes nog wel op de website? Wat als er een datalek is op onze school?"

Een belangrijke vraag is hoe het IBP-beleid kan worden vertaald naar de klas. Daarom heeft Kennisnet een reeks praktische handvatten ontwikkeld. Die bestaat uit een pakket van 9 nieuwsbrieven en animaties, waarin het thema AVG en IBP in 9 puzzelstukken is verdeeld. Onderwerpen zijn onder andere:

De nieuwsbrieven geven praktische informatie en de bijbehorende animaties laten zien hoe het in de klas werkt. Schooldirecties kunnen het pakket downloaden op versnellingsvragen.nl en dit, aangepast naar de eigen situatie, delen met hun medewerkers. Bijvoorbeeld door elke week een nieuwsbrief met animatie te sturen.

Mieke Engelbertink, IBP-manager bij Dynamiek: "We hebben dankbaar gebruikgemaakt van de Aanpak IBP bij het ontwikkelen van beleid rond privacy en veiligheid. Voor de vertaalslag naar het klaslokaal is nog een extra impuls nodig. Daarbij komen de animaties en nieuwsbrieven goed van pas."

Privacy waarborgen

Maar daarmee is het nog niet klaar. "Dan komt eigenlijk het belangrijkste", zegt Koen van der Werf van Kennisnet. "Directies en medewerkers moeten vervolgens met elkaar in gesprek over hoe zij omgaan met deze 9 onderwerpen. En hoe zij hun IBP-beleid implementeren in de school en in de klas."

Coenders adviseert besturen om twee mensen specifiek voor dit beleid aan te stellen. "Bijvoorbeeld een manager IBP; iemand die erop toeziet dat alle procedures worden nageleefd en bij wie medewerkers terecht kunnen met vragen.

"Daarnaast moet er een zogenoemde FG (functionaris gegevensbescherming) zijn die controleert of alle protocollen nog op orde zijn."

"Als scholen en leraren zien wat er allemaal komt kijken bij de wet AVG en het nieuwe IBP-beleid, schrikken ze vaak", merkt Coenders. "Maar iedereen ziet het belang ervan in. Ook voor de leerlingen en het personeel wil je dat de privacy goed is gewaarborgd. Maar het vraagt wel wat van de mensen. Het is een andere manier van handelen."

Deel IBP-beleid maken en vertalen naar de werkvloer

Delen
  • LinkedIn
  • Twitter
  • Facebook
  • Google+
  • E-mail
  • Terug