Elk schoolbestuur koopt ict in: een wifi-netwerk, de internetverbinding, devices voor leraren en leerlingen, digitaal lesmateriaal en allerlei andere ict-toepassingen. Als schoolbestuur ben je dus klant van diverse leveranciers.

Een goede klant krijgt datgene wat hij wil onder de juiste voorwaarden. Denk aan de verhouding tussen: prijs, kwaliteit, garantie, service en flexibiliteit. Een goede voorbereiding op inkoop van ict is hierbij essentieel. Belangrijke stappen in een goede voorbereiding zijn het opstellen van inkoopbeleid, behoeftebepaling in de organisatie, oriëntatie op de markt en vraagspecificatie. Schoolbesturen kunnen hierbij het beste werken vanuit een opgestelde onderwijsvisie en investeringsplan, om aansluiting met het huidige onderwijs(beleid) optimaal te maken.

Bereid de inkoop van ict goed voor en zorg voor een goede orientatie op de markt © Reyer Boxem

Opstellen van inkoopbeleid

In een inkoopbeleid ligt vast hoe je inkoopt en wie wanneer en waarvoor verantwoordelijk is. Door afspraken vast te leggen, zorgt een schoolbestuur voor een gestructureerde en toekomstbestendige inkoop van ict. Het schoolbestuur houdt in het inkoopbeleid rekening met de wettelijke kaders van de Aanbestedingswet (zie www.pianoo.nl voor meer informatie) en stelt daarnaast richtlijnen op rond doelmatige en rechtmatige inkoop voor lagere bedragen.

Belangrijk bij het opstellen van richtlijnen is dat het schoolbestuur let op kwaliteit, continuïteit en organisatie van de inkoop. Formuleer in het inkoopbeleid wat er op schoolniveau (decentraal) of bestuursniveau (centraal) wordt gekocht, en leg afspraken rondom marktoriëntatie vast.

Behoeftebepaling in school

Door een zogeheten 'functionele behoefte' op te halen zorgt een schoolbestuur ervoor dat de school de juiste producten en diensten inkoopt. Een functionele behoefte is een omschrijving van wat je wilt bereiken. Door de zin 'Als ... (functierol) wil ik ... (middel) zodat ... (doel)' in te vullen, maak je expliciet waar het in te kopen product voor bedoeld is en wat je er graag mee wilt bereiken.

Een voorbeeld van een functionele behoefte kan zijn: 'Als leraar wil ik een device per leerling, zodat leerlingen zelfstandig met stelopdracht kunnen oefenen.' In dit geval ligt de oplossing eerder in een device dat een comfortabel toetsenbord biedt dan in een tablet. In de checklist 'Eisen aan toekomstvaste ict-infrastructuur' staat beschreven hoe je het beste de functionele behoeftes ophaalt.

Een manier om representatieve behoefte op te halen binnen de school of het bestuur is het oprichten van een werkgroep. Zo'n werkgroep kan bijvoorbeeld bestaan uit ict-coördinatoren en leraren van de school of scholen. Houd er bij de samenstelling van de werkgroep rekening mee dat de leden beschikken over genoeg expertise en dat zij de beslissingsbevoegdheid hebben om vervolgstappen te zetten.

Marktoriëntatie

Een valkuil bij inkoop is een innige relatie aan te gaan met één leverancier of alleen uit te vragen bij één leverancier. Bij veel schoolbesturen en schoolleiders blijkt de relatie met een leverancier een grote rol te spelen tijdens het inkoopproces, omdat zij het vertrouwen hebben en gemak en (informele) hulp bieden. Schoolbesturen die goed inkopen, oriënteren zich uitgebreid op de markt en bekijken het aanbod van verschillende leveranciers. Zorg er hierbij voor dat mogelijke oplossingen in de markt aansluiten op het opgestelde investeringsplan.

Neem oriëntatie op de markt op in het inkoopbeleid om de continuïteit van deze belangrijke stap in de voorbereiding van inkoop van ict te borgen. Een schoolbestuur dat de markt heeft verkend en het aanbod van leveranciers heeft vergeleken kan gerichter met marktpartijen in gesprek gaan over specifieke wensen. Leveranciers hebben vaak oplossingen waar een schoolbestuur niet meteen aan denkt. Bovendien zijn leveranciers vaak flexibeler als je de noodzaak of reden van je vraag uitlegt.

Zeker bij grote investeringen kan het lucratief zijn om in gesprek te gaan met meerdere marktpartijen over de verschillende opties, zodat vraag en aanbod optimaal aansluiten.

Vraagspecificatie en verwerving

In de laatste fase van de voorbereiding van inkoop definieert het schoolbestuur de precieze behoefte van de organisatie en checkt deze bij de betrokkenen. Maak vervolgens de vraag specifiek door de voorwaarden van de producten en/of diensten te bekijken. Dit is het moment om inkoopvoorwaarden, Service Level Agreements (overeenkomsten met daarin de afspraken tussen de school en de leverancier) en acceptatiecriteria op te stellen of aan te passen.

Het Doorbraakproject Onderwijs & ICT stelt sectorale ict-inkoopvoorwaarden op die geschikt zijn voor alle schoolbesturen. Vooral kleinere besturen gebruiken nu namelijk vaak de leveringsvoorwaarden van de leverancier. Daardoor treden een aantal knelpunten op. Zaken als privacy, beveiliging en de vrijheid om van leverancier te veranderen als die niet adequaat levert, zijn dan vaak niet goed geregeld. Bovendien zijn garanties, het serviceniveau en de bereikbaarheid van de helpdesk vaak beperkter dan nodig is om ict goed te kunnen gebruiken. Hierdoor ontstaat afhankelijkheid van een leverancier, ook wel vendor lock-in genoemd. Ict-inkoopvoorwaarden die op sectoraal niveau zijn vastgesteld, kunnen deze situatie keren en scholen beter beschermen. Deze voorwaarden worden in 2017 verwacht.

Schoolbesturen plaatsen een inkoopopdracht op de markt volgens een bepaalde procedure. Daarbij krijgen meestal meerdere partijen de gelegenheid een aanbieding te doen. De opdracht wordt gegund aan de inschrijver wiens inschrijving het beste of het meeste tegemoetkomt aan de wensen. Dit proces wordt aangeduid als 'aanbesteden'. Om schoolbesturen hierbij te adviseren heeft het Doorbraakproject Onderwijs & ICT een onafhankelijke aanbestedingsadviesraad ingericht.

Doel daarvan is om scholen met hulp van onafhankelijke expertise in staat te stellen hun vraag en criteria goed te matchen met het aanbod. De Aanbestedingsadviesraad geeft op twee momenten onafhankelijk advies. Het eerste advies gaat over de aanbestedingsstrategie. Het tweede advies gaat over de door scholen opgestelde aanbestedingsdocumenten.

Kijk voor een overzicht van voorbereiding van inkoop van ict op de infographic 'Zo bereid je je voor op inkoop van ict'. Lees 'Zo koop je ict in voor onderwijs op maat' voor een overzicht van publicaties en hulpmiddelen die worden aangeboden vanuit Doorbraakproject Onderwijs en ICT. In samenwerking met de PO-Raad en de VO-Raad is de publicatie ‘Slim inkopen van ict in het onderwijs’ tot stand gekomen, waarin schoolbesturen tips geven over de inkoop van ict.

Dit is één van de artikelen in een reeks die Kennisnet tot stand brengt met de PO-Raad.

Bekijk het overzicht van alle artikelen uit de serie 'Vraag & antwoord'.

Downloads

Deel Hoe zorg ik voor een goede voorbereiding op de inkoop van ict?

Delen
  • LinkedIn
  • Twitter
  • Facebook
  • Google+
  • E-mail
  • Terug