1. Een foto is een persoonsgegeven

Een foto waarop een leerling herkenbaar in beeld is, zegt iets over die leerling. Die foto is dan automatisch een persoonsgegeven. Omdat je van een foto ook ras, etniciteit en in sommige gevallen een geloof van kan afleiden, zijn foto's zelfs bijzondere persoonsgegevens. Wanneer het om foto's van minderjarigen gaat, gaat het ook nog eens om een kwetsbare groep.

2. Wat is publiceren?

Publicatie is volgens de Autoriteit Persoonsgegevens niet alleen het delen van foto's op social media, maar ook het delen van foto's met andere personen dan de leerling die op de foto's staan (of de ouders van die leerling). Denk bijvoorbeeld aan klassenfoto's (daar staan meerdere leerlingen op) en het delen van foto's via de interne website van de school.

3. Vraag altijd expliciete toestemming

Dit is erg belangrijk en altijd nodig als je op school foto's van leerlingen wilt gebruiken. Toestemming moet je altijd expliciet vragen, aan de leerling of als de leerling nog een 16 jaar is aan de ouders en de leerling. Toestemming vragen doe je met een toestemmingsformulier. Voor ouders moet het altijd duidelijk zijn waarvoor toestemming wordt gegeven. Zorg dat ouders weten wat ze kunnen verwachten als ze toestemming geven. Waar wordt de foto gepubliceerd? (Website school, nieuwsbrief, socialemediakanalen van de school, schoolgids etcetera).

Voor leerlingen onder de 16 jaar mag je zonder toestemming van de ouders geen foto's van die leerling gebruiken in bijvoorbeeld de nieuwsbrief of op de website van de school. Als de ouders geen toestemming geven, mag je dus niet publiceren.

4. Vrijwillig

De toestemming moet in vrijheid gegeven worden. Ouders kunnen wel of geen toestemming geven. Geen toestemming geven mag altijd. Zorg daarom voor een vakje 'nee' op het toestemmingsformulier. Omdat toestemming vrijwillig moet zijn, kan je niet zomaar schoolactiviteiten organiseren waarbij ouders verplicht toestemming moeten geven voor het gebruik van foto's (anders mag hun kind niet aan die activiteit meedoen). 

5. Toestemming intrekken

Ouders en leerlingen mogen áltijd de toestemming die ze hebben gegeven weer intrekken. Dit betekent dat je vanaf het intrekken van de toestemming, geen foto's meer mag publiceren van die leerling. Foto's die je eerder hebt gebruikt mét toestemming, hoef je niet direct te verwijderen. Die foto's heb je namelijk geplaatst mét toestemming van de ouders.

Als de ouders die foto's willen laten verwijderen, dan kunnen ze dat apart vragen. Daarbij moet het verzoek wel redelijk zijn: als je net 5000 schoolgidsen heb laten drukken met de foto van hun kind op de voorkant, en je hebt daar de ouders specifiek toestemming voor gevraagd en gekregen, dan hoef je die folders natuurlijk niet te laten vernietigen.

6. Jaarlijks toestemming vragen

Scholen gaan verschillend om met het vragen van toestemming. Het uitgangspunt is dat scholen jaarlijks toestemming vragen voor het gebruik van foto's. Maar het is mogelijk om eenmalig toestemming te vragen aan de ouders:

Ook zijn er steeds meer softwareleveranciers die scholen hierbij helpen. Ouderportalen of leerlingvolgsystemen bieden vaak de mogelijkheid om toestemming te geven. Vraag dit na bij je leverancier.

7. Veilig opslaan en delen

Als je foto's wilt delen met ouders, dan moet je ervoor zorgen dat foto's beveiligd worden opgeslagen. Geef leerlingen en ouders een wachtwoord waarmee ze toegang krijgen tot een beveiligd deel van je website waar foto's worden gedeeld. En natuurlijk mag je die leuke groepsfoto of fotocollage delen in je nieuwsbrief, zolang iedereen op de foto maar toestemming heeft gegeven. Als ouders de foto's zelf delen die ze van het beveiligde deel van de schoolsite halen, dan is dat niet meer de verantwoordelijkheid van de school.

8. Ouders of pers die foto's maken op school

Als school ben je alleen verantwoordelijk voor de foto's die je zelf of in opdracht laat maken. Een leraar die bijvoorbeeld een Facebookpagina maakt en daar iedere dag leuke foto's van de klas op plaatst: dat is de verantwoordelijkheid van de school.

De school is niet verantwoordelijk voor een ouder die tijdens het schoolfeest foto's maakt en dit deelt via bijvoorbeeld Twitter. Hetzelfde geldt voor een journalist die foto's komt maken op het schoolplein. De journalist heeft eigen journalistieke regels als het gaat om het publiceren van foto's. De journalist is zelf verantwoordelijk voor het publiceren van zijn foto's, maar dat betekent niet dat je niet meer hoeft na te denken. Als je weet dat er ouders zijn die geen toestemming hebben gegeven, dan hou je die kinderen uit de buurt van de persfotograaf. Of je laat de fotograaf weten dat ouders hun kind niet op de foto willen hebben.

Als school heb je ook een verantwoordelijkheid voor ouders die vrijwillig meehelpen. Ouders die als hulpouder meegaan op schoolreis, moeten ook weten dat zij niet zomaar foto's van de kinderen in hun groepje mogen delen.

Wat kun je hierin doen als school:

9. Uitzondering: foto's ter identificatie

Foto's maken geen onderdeel uit van het onderwijs. Er is geen wet waarin staat dat je foto's zomaar mag gebruiken. Daarom is er altijd toestemming nodig. De enige uitzondering is het gebruik van een pasfoto voor identificatie; hier is geen toestemming voor nodig. Dit valt onder de wettelijke identificatieplicht; de wet is leidend voor het gebruik van foto's voor identificatiedoeleinden. Denk aan het een foto in het leerlingadministratiesysteem of op een schoolpas.

Meer weten?

In het praktisch stappenplan 'Aanpak IBP' van Kennisnet en de sectorraden, vind je meer informatie over wat scholen moeten regelen rondom informatiebeveiliging en privacy (IBP). Hier vind je ook een voorbeeldformulier voor het vragen van toestemming.

Deel Foto's van leerlingen gebruiken? Zo mag het wel

Delen
  • LinkedIn
  • Twitter
  • Facebook
  • Google+
  • E-mail
  • Terug