Schoolbesturen zijn er verantwoordelijk voor om te regelen dat zorgvuldig wordt omgegaan met persoonsgegevens van leerlingen, en dat hun privacy is gewaarborgd. Door de digitalisering van het onderwijs kan dat een lastige opgave zijn. Om scholen te ontzorgen, hebben PO-Raad en VO-raad met uitgevers, distributeurs en leveranciers privacyafspraken vastgelegd in een convenant.

Het convenant 'Digitale Onderwijsmiddelen en Privacy 2.0' is een uitbreiding op de eerste versie van het privacyconvenant, die vorig jaar werd ondertekend. Het vernieuwde convenant gaat niet alleen over het gebruik van digitaal leermateriaal, maar ook over school- en leerlingadministratiesystemen zoals ParnasSys, Magister en SOM. Voor een groot deel is het convenant een vertaling van eisen uit privacywetgeving naar de onderwijspraktijk.

Modelbewerkersovereenkomst

In het convenant is afgesproken dat leveranciers afspraken over het gebruik van persoonsgegevens vastleggen in een bewerkersovereenkomst. In het convenant is afgesproken dat deze contracten allemaal worden opgesteld volgens de zogeheten modelbewerkersovereenkomst. Dit helpt je schoolbestuur beter begrijpen welke impact het gebruik van een bepaald digitaal middel heeft op de privacy van leerlingen. En je weet zeker dat de leverancier aan wettelijke eisen voldoet.

Geïnformeerd keuzes maken met privacybijsluiter

Onderdeel van de modelbewerkersovereenkomst is de privacybijsluiter. Die stelt je school in staat om een geïnformeerde keuze maken voor digitale producten. Want hierin beschrijft de uitgever, distributeur of leverancier precies wat een digitaal leermiddel of administratiesysteem doet, en welke gegevens er worden gebruikt.

In een tweede bijlage van de modelbewerkersovereenkomst, die 'technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen' wordt genoemd, beschrijft de leverancier welke beveiligingsmaatregelen er zijn genomen en wat de te nemen stappen zijn in geval van bijvoorbeeld een datalek.

Schoolbestuurder tekent bewerkersovereenkomst

Het sluiten van een bewerkersovereenkomst is volgens de wetgever de taak van het schoolbestuur (en niet van een directeur of vestigingsmanager). Een bestuur kan één of meerdere personen wel mandateren om de bewerkersovereenkomsten te tekenen.

Afgesproken is dat leveranciers, distributeurs en uitgevers het initiatief nemen door aan scholen een nieuwe bewerkersovereenkomst op te stellen volgens het hierboven beschreven model.

Er hoeft per leverancier maar één bewerkersovereenkomst te worden gesloten, ook al worden er meerdere digitale producten geleverd. De bewerkersovereenkomst volgt de looptijd van het contract dat de school met de leverancier  heeft afgesloten, bijvoorbeeld een licentie voor één schooljaar. Dus als er weer nieuwe contracten worden afgesloten met een leverancier, moeten er ook nieuwe bewerkersovereenkomsten worden getekend. In de nieuwe model bewerkersovereenkomst, die hoort bij het convenant 2.0, is een aantal bepalingen gewijzigd. De leveranciers, distributeurs en uitgevers zullen voor nieuwe contracten dus model bewerkersovereenkomst 2.0 moeten gaan gebruiken. De bestaande contracten worden op termijn vervangen voor het nieuwe model op het moment dat de contracten vernieuwd worden, zoals bijvoorbeeld bij contractverlening of – vernieuwing.

Informeer ouders over omgang met gegevens

Naast het maken van de juiste afspraken met leveranciers, regelt het convenant dat je schoolbestuur alle ouders actief moet informeren hoe op iedere school wordt omgegaan met leerlinggegevens.

Dat kun je bijvoorbeeld doen door uit te leggen dat er goede afspraken zijn gemaakt met alle leveranciers die leerlinggegevens krijgen. Maar ook door op de website van de school of in de schoolgids uit te leggen hoe er wordt omgegaan met leerlinggegevens. Onze brochure 'Privacy in 10 stappen' helpt je school hiermee op weg.

Ook Kennisnet heeft zich aangesloten bij het privacyconvenant. Daardoor kun je er als school van uit gaan dat de privacy van leerlingen ook gewaarborgd is bij het gebruik van onze diensten, zoals bijvoorbeeld Entree Federatie.

Meer informatie over het convenant, en de afspraken die daarin zijn vastgelegd om de privacy van leerlingen te waarborgen, vind je op de website over het privacyconvenant.

Deel Eenvoudiger privacyafspraken maken met leveranciers door vernieuwd convenant

Delen
  • LinkedIn
  • Twitter
  • Facebook
  • Google+
  • E-mail
  • Terug