Toen Janine Deckers, intern begeleider bij basisschool Steltloper, zei dat zij geen last had van administratieve werkdruk op haar school, was Ryszard Kruszel, bestuurder van MOVARE, benieuwd naar wat zij anders deed dan haar collega’s.

Deckers’ opmerking gaf aanleiding om de administratieve processen op de scholen kritisch te bekijken, en te onderzoeken waar de werkdruk vandaan komt. Om dit te achterhalen, brachten zij eerst de administratieve processen bij 4 verschillende scholen in kaart. Wat leggen de scholen vast in Parnassys en andere applicaties, waarom en op welke manier?

Omdat de scholen zo van elkaar verschillen, leverde dat veel inzichten op. “We zagen dat veel informatie uit zorgvuldigheid of perfectionisme meerdere keren werd vastgelegd”, vertelt Kruszel. “Ook werd informatie vastgelegd die niet bijdraagt aan het onderwijskundige proces van leerlingen. Denk aan informatie als ‘Kind hangt erg aan de rokken van de moeder’. Wat ook opviel, was dat elke school Parnassys op een andere manier gebruikte. De een vulde de 256 mogelijke velden in, en de ander alleen de basisgegevens.”

MOVARE-standaard

Voor Kruszel was het duidelijk: er moet uniformiteit komen in de administratieve processen en het schoolbestuur heeft een belangrijke taak om dat te realiseren. “Als er uniformiteit is, dan is er een duidelijk en eenvoudig overzicht, en is het systeem voor iedereen toegankelijk. Bijkomend voordeel is dat je gegevens aan elkaar kunt koppelen en met elkaar in verband kunt brengen.”

De Movare-standaard levert een soepeler onderwijsproces op waarin leraren minder tijd kwijt zijn aan administratie. © Rodney Kersten / Kennisnet

Om de administratieve werkdruk te verminderen, is daarom een ‘MOVARE-standaard' ingevoerd in Parnassys. “We leggen alleen informatie vast die van belang is voor het onderwijsproces van de leerling. De lijst met afwijkingen die  kunnen leiden tot ontwikkelbelemmeringen is teruggebracht naar 29”, vertelt hij. “Onnodige zaken hebben we geschrapt. We zijn teruggegaan naar de essentie.”

Verademing

Van de 47 MOVARE-scholen zijn er 46 ontzettend blij. Leraren hebben meer overzicht, het systeem is toegankelijker en gegevens kunnen makkelijker aan elkaar gekoppeld worden. De scholen spreken van een verademing. Eén school was al tevreden met de manier waarop ze hun administratieve proces hadden ingericht.

“Door het leerlingadministratiesysteem strakker in te richten en beter aan te laten sluiten bij de behoeften van leraren, hebben we een grote slag gemaakt. In het begin kost het iets meer werk, maar het levert nu ontzettend veel op. We zijn bezig om de MOVARE-standaard verder uit te rollen in onze scholen. In januari 2019 hebben we een tussenmeting: wat gaat goed en wat kan beter? In mei 2019 willen we alle scholen volgens dezelfde opzet laten werken.”

Op basis van de MOVARE-standaard is ook een dashboard in ontwikkeling voor schoolleiders en -directeuren. “Via het dashboard zien zij in een overzicht alle belangrijke informatie over financiën, personeel en leerlingen.”

In gesprek met Topicus

Naast deze aanpak op de scholen zijn Kruszel en Deckers ook in gesprek met Topicus om te achterhalen hoe onderwijsapplicaties en het leerlingvolgsysteem nog beter op elkaar kunnen aansluiten. “We hebben besloten om voorlopig niet met nieuwe onderwijsmiddelen te werken totdat deze gekoppeld kunnen worden met Parnassys. Dus geen losse interfaces meer, maar alle uitkomsten zichtbaar op een centrale plek. Daarvoor moet de koppeling tussen systemen beter. Integratie dus.”

Uiteindelijk levert dat een soepeler onderwijsproces op waarin leraren minder tijd kwijt zijn aan administratie en meer tijd overhouden om leerlingen de aandacht te geven die ze nodig hebben.

Meer weten? 

Lees meer over hoe MOVARE de werkdruk aanpakte in het artikel ‘Hoe het bestuur van Movare werkdruk aanpakt op 47 scholen’.

Deel Administratieve werkdruk verlagen? Zo doe je dat

Delen
  • LinkedIn
  • Twitter
  • Facebook
  • Google+
  • E-mail
  • Terug